Hvad er et ordrestyringssystem? Software og funktioner i 2026

For mange virksomheder kan det være en kompleks opgave at håndtere og sende ordrer på tværs af flere salgskanaler og lagre. Det gælder især for virksomheder i vækst. Fra det øjeblik en ordre bliver afgivet, til den er leveret til kunden, opstår der ofte udfordringer med lageroverblik, ordredata og returneringer.

Løsningen for mange er et ordrestyringssystem (OMS), som holder styr på lager på tværs af lokationer, samler ordredata fra flere salgskanaler og gør ordrebehandlingen mere effektiv. Et system til ordrestyring hjælper også med at sende ordrer hurtigere afsted, håndtere returneringer og ombytninger samt samle rapportering ét sted.

I denne guide gennemgår vi, hvilke opgaver et OMS-system bør kunne håndtere, og hvilke fordele du får med et samlet overblik i ét dashboard. Samtidig hjælper vi dig med at finde ud af, hvilken type OMS der passer bedst til din virksomhed.

Hvad er et ordrestyringssystem?

Et ordrestyringssystem (OMS) er et digitalt værktøj, der hjælper dig med at holde styr på salg, ordrer, lager og levering. Det samler hele ordreprocessen fra ordren bliver afgivet, til varen er leveret, og sikrer bedre overblik og færre fejl. Et system til ordrestyring

dækker bl.a. ordreoprettelse, fordeling af ressourcer og løbende opdatering af ordrestatus.

Shopify tilbyder fx et indbygget system til styring af ordrer som en del af platformen. Her kan e-handelsvirksomheder håndtere ordrer fra flere salgskanaler som bl.a. fysiske butikker, onlinebutikker og markedspladser, og administrere det hele fra én samlet platform.

Funktioner i ordrestyringssystemer

Et ordrestyringssystem er en samlet løsning, der gør hele processen fra ordre til levering mere effektiv. Nogle systemer, som Shopifys, tilbyder også distribueret ordrestyring, så du kan koordinere ordrebehandling på tværs af flere lagre og lokationer.

Topfunktioner inkluderer:

• Ordreoverblik: Et centralt overblik over alle ordrer. Filtrer, sorter, søg, tag og tilføj noter til ordrer. Følg leveringsstatus og håndter forsinkede eller mislykkede leveringer. Organisér ordrer i en tilpasselig visning baseret på leveringsdestination, opfyldelsesstatus, produkt-SKU’er og meget mere, så du får bedre overblik og kan prioritere korrekt.
• Smart ordrerouting: Fordeler automatisk ordrer til den mest optimale opfyldelseslokation ud fra relevante kriterier. Arbejder sammen med egne lagre eller tredjepartslogistikpartnere for at gøre leveringen mere effektiv.
• Automatiseringer: Brug Shopify Flow til at automatisere processer inden for levering, lager og returneringer. Reducer manuelt arbejde, minimer fejl og spar tid ved at automatisere gentagne opgaver.
• Massehandlinger: Opret, køb og udskriv flere forsendelsesetiketter, pakkelister og dokumenter ét sted. Udfør massehandlinger for opfyldelse, forespørgsler og annulleringer, så ordrebehandlingen går hurtigere.
• Redigering af ordrer: Rediger i ordrer før afsendelse for at forbedre kundeoplevelsen og undgå fejl. Det giver fleksibilitet til ændringer uden at forstyrre ordrebehandlingen.
• Oprettelse af kladdeordrer: Opret ordrer og fakturaer fra et hvilket som helst sted, og send dem direkte til kunder via e-mail til online eller personlig betaling. Det giver større fleksibilitet i forskellige salgssituationer.
• Samlet lagerstyring: Synkroniserer lagerbeholdning på tværs af lokationer og salgskanaler, så du undgår for mange varer på lager og udsolgte varer.
• Ordreanalyse i realtid: Få indsigt i alle ordrer, uanset om de er afgivet, åbne, sendt, leveret eller returneret. Brug data i realtid til at træffe bedre beslutninger og finde områder, der kan optimeres.
• Integration med tredjepartslogistik: Integrer med førende 3PL-partnere via hundredvis af apps udviklet af pålidelige integrationspartnere.
• ERP-integration: Forbind dit OMS med regnskabs- og økonomisystemer for et samlet finansielt og operationelt overblik.
• Tilpasning via API’er: Brug opfyldelses-API’er til at opbygge tilpassede workflows, så du kan tilpasse og automatisere mere komplekse ordre- og leveringsprocesser.

Hvad gør et OMS?

Et OMS-system sporer lagerbeholdning på tværs af salgskanaler, automatiserer ordrebehandling, håndterer returneringer, administrerer kundeoplysninger og samler ordre- og finansielle data. Kort sagt sikrer et system til ordrestyring, at kunderne modtager det, de har bestilt, og at både du og kunden hele tiden ved, hvor ordren befinder sig.

Spor lagerniveauer efter kanal

Noget af det, der kendetegner moderne handel, er muligheden for at sælge via mange forskellige kanaler. Kunder kan shoppe i en fysisk butik via POS-systemer, købe direkte i din webshop, gennem online markedspladser eller sociale medier, eller kombinere online og fysisk handel med løsninger som køb online og afhent i butik.

Et ordrestyringssystem hjælper virksomheder med at styre og synkronisere lager på tværs af alle de lokationer, hvor varer sendes fra, uanset om det er butikker, lagre eller opfyldelsescentre. Det er især relevant for e-handelsvirksomheder, der vil styrke deres lagerstyring og skalere i de kommende år.

Med et OMS-system kan du:

• Opdatere lagerbeholdning på tværs af butikker og opfyldelseslokationer
• Flytte lager mellem butikker og lagre
• Få automatiske beskeder, når varer er ved at være udsolgt, så du kan genbestille i tide
• Se hvilke SKU’er der sælger bedst fordelt på regioner eller salgskanaler

OMS-løsninger som Shopify tilbyder lagerstyring på tværs af flere lokationer, så virksomheder kan holde styr på lager i op til 1.000 lagre, opfyldelsescentre og butikker. Systemet gør det også muligt at oprette indkøbsordrer til leverandører og flytte varer mellem lokationer, samtidig med at du får et klart overblik over lagerbevægelser.

Automatiser ordreopfyldelsesprocessen

Et moderne system til styring af ordrer forbinder hele forsyningskæden og gør det muligt at automatisere interne processer fra ordre til levering.

For at få ordrer hurtigt gennem behandling, pluk og forsendelse kan webshops bruge et ordrestyringssystem til at:

• Acceptere betalinger uanset leveringsdestination eller valuta
• Sende ordrer til den mest optimale opfyldelseslokation, fx egne lagre, butikker eller 3PL-partnere
• Udskrive forsendelsesetiketter og pakkelister automatisk ved intern håndtering
• Følge ordrebehandling og leveringsstatus via integrerede fragtleverandører

Et godt OMS sender ikke kun ordrer ud fra kundens afstand til lageret. Det tager også højde for faktorer som destinationsmarked, reducering af opdelte leveringer og prioritering af bestemte lokationer.

Håndter omvendt logistik

Et OMS-system kan gøre returprocessen langt nemmere og mindske frustration hos kunderne. Systemet kan understøtte selvbetjeningsreturneringer i webshoppen, så kunder selv kan oprette en returnering, når det passer dem, uden at skulle kontakte kundeservice.

Systemet kan automatisk skabe etiketter til returvarer, når de skal sendes retur. Returadressen tilpasses kundens lokation, så refunderinger kan behandles hurtigere. Kunder kan samtidig følge deres returnering via online sporing.

Kundeserviceteams får også hurtigt adgang til information om returnerede produkter. Det sikrer samme serviceniveau for alle kunder, uanset hvad de har købt, og hvor købet er foretaget.

Administrer kundeinformation

Et system til ordrestyring kan også fungere som et CRM-system, hvor du får adgang til samlet kundedata som tidligere køb, kundens livstidsværdi og geografisk placering.

Med indsigt fra et ordrestyringssystem kan virksomheder målrette deres marketing langt mere præcist. Data kan fx bruges til at oprette kundesegmenter som:

• Kunder i Europa
• Kunder af høj værdi med en gennemsnitlig ordreværdi på over 350 kr.
• Kunder, der kun har handlet én gang og endnu ikke er vendt tilbage

Herefter kan du lave målrettede kampagner til hvert segment. Europæiske kunder modtager ikke nødvendigvis de samme e-mails som kunder i Danmark. Eksklusive produkter i en højere prisklasse kan fremhæves over for kunder med høj ordreværdi, mens bestsellere kan bruges til at få nye kunder til at vende tilbage.

Personlige e-mails baseret på tidligere køb kan øge konverteringsraten med 10-15 %, og den type indsigt bliver meget nemmere at arbejde med, når rapporter automatisk genereres i et OMS-system.

Sammenflet ordre- og finansielle data

Det er praktisk at samle alle ordredata ét sted, men en vigtig del af at drive en webshop er også at forstå, hvor pengene tjenes, og hvordan forretningen kan vokse.

De fleste ordrestyringssystemer kan integreres med administrative systemer, især økonomi- og regnskabssystemer eller ERP-systemer. Her kan platformen samle lager- og salgsdata, så du får indsigt i både kreditorer og debitorer samt kan automatisere fakturaer og indkøbsordrer uden manuel indtastning.

Den bedste ordrestyringssoftware

Uanset om du leder efter dit første OMS eller vil skifte fra din nuværende løsning, er her fire stærke muligheder, du kan overveje.

Shopify

Shopify er en e-handelsplatform, som tilbyder en alt i én-løsning til brands i vækst. Platformen har et indbygget system til ordrebehandling og levering, som gør det muligt at behandle ordrer fra fysiske butikker, webshoppen og andre salgskanaler eller markedspladser.

Du kan spore, administrere og håndtere ordrer fra ét samlet ordreoverblik. Shopify sender automatisk ordrer til den mest relevante opfyldelseslokation baseret på de regler, du selv opsætter.

Shopifys ordrestyringssystem tilbyder også:

• Integration med fragtselskaber som PostNord, GLS og DHL via Shopify-apps og integrationer
• Adgang til lavere fragtpriser med op til 88 % besparelse sammenlignet med standardpriser
• Lageropdateringer i realtid på tværs af alle salgskanaler
• Support til lokal levering og afhentning i butik
• Mulighed for at administrere op til 1.000 opfyldelseslokationer
• Værktøjer til håndtering af returneringer og ombytninger

Et godt eksempel er Snarky Tea, som optimerede deres ordre- og leveringsprocesser ved hjælp af Shopifys indbyggede OMS.

Snarky Tea, som blev grundlagt af Jenni Lyn Williams, voksede fra at være en mindre virksomhed til et direct-to-consumer-brand med hundredvis af produkter. Med hurtig vækst og omtale fra bl.a. Vogue, Oscar-uddelingen og Shark Tank opstod der udfordringer med at håndtere lager, levering og forsendelse effektivt.

Ved at implementere Shopifys OMS-system opnåede Snarky Tea:

• 25.000 USD i månedlige besparelser på fragt, svarende til ca. 170.000 kr.
• Præcis lagersporing på tværs af produktionsfaciliteter og opfyldelsescentre
• Mere effektiv ordrebehandling via automatisk udskrivning af forsendelsesetiketter og PostNord-manifester til afhentning
• Færre fejl ved batchudskrivning, hvilket forbedrede kundetilfredsheden
• 360 timer sparet årligt ved at reducere manuelt arbejde og undgå skift mellem flere systemer

Jenni Lyn beskriver Shopifys OMS som en game changer og siger: "Jo mere jeg kan samle i Shopifys økosystem, jo bedre. Det sparer os for unødvendige hovedpiner og hjælper os med at bevare overblikket".

Shipmondo

Shipmondo er en dansk løsning, der fungerer som et centralt bindeled mellem din webshop, lager og fragtleverandører. Platformen integrerer direkte med Shopify og hjælper virksomheder med at automatisere ordrebehandling, fragtbooking og håndtering af forsendelser.

Med Shipmondo kan du importere ordrer automatisk fra Shopify, udskrive forsendelsesetiketter samlet og sende trackingoplysninger tilbage til kunderne uden manuelt arbejde. Løsningen understøtter populære nordiske fragtudbydere som PostNord, GLS, dao og Bring, hvilket gør den særligt relevant for danske webshops.

Derudover giver Shipmondo mulighed for at samle ordreflow, returhåndtering og levering i én arbejdsgang, så du sparer tid og reducerer fejl i den daglige drift.

Ongoing WMS

Ongoing WMS er et nordisk lagerstyringssystem, som ofte bruges af virksomheder med eget lager eller samarbejde med et 3PL-lager. Systemet integrerer direkte med Shopify og fungerer som et udvidet OMS-system til virksomheder med større ordrevolumen.

Når en ordre afgives i Shopify, sendes den automatisk til lageret, hvor pluk, pak og afsendelse håndteres effektivt. Lagerbeholdningen opdateres løbende i Shopify, så du altid har et korrekt overblik på tværs af salgskanaler.

Ongoing WMS giver virksomheder bedre kontrol over lagerbevægelser, opfyldelse og skalering, hvilket gør løsningen velegnet til webshops i vækst eller virksomheder med mere komplekse logistikbehov.

17TRACK

17TRACK er en Shopify-kompatibel løsning, der fokuserer på ordresporing gennem hele leveringsprocessen. Platformen samler trackingdata fra hundredvis af fragtleverandører og giver både virksomheder og kunder et samlet overblik over ordrestatus.

Med 17TRACK kan du tilbyde kundevendte sporingssider direkte i din webshop, hvilket reducerer henvendelser som "Hvor er min ordre?". Systemet understøtter også selvbetjent returnering, hvor kunder selv kan oprette returneringer efter faste regler.

For mange Shopify-butikker fungerer 17TRACK som et vigtigt supplement til deres ordrestyringssystem, da det forbedrer kundeoplevelsen efter købet og mindsker belastningen på kundeservice.

Fordelene ved et godt OMS

Et godt system til ordrestyring giver en række klare fordele:

• Forbedret ordrenøjagtighed: Automatiserer ordrebehandling og reducerer manuelle fejl, som ellers kan føre til fejlforsendelser og unødvendige returneringer.
• Hurtigere pluk, pak og afsendelse: Finder automatisk den bedste opfyldelseslokation med varer på lager og gør leveringsprocessen hurtigere.
• Lavere forsendelsesomkostninger: Integrerer med førende fragtselskaber og giver adgang til forhandlede fragtpriser samt nem udskrivning af forsendelsesetiketter.
• Samlet styring af salgskanaler: Samler ordrer fra alle salgskanaler i ét ordreoverblik, reducerer risikoen for mistede eller dobbelte ordrer og forbedrer svartider i kundeservice.
• Lev op til kundernes forventninger: Giver indbyggede sporingssider med løbende ordreopdateringer, skaber større gennemsigtighed og reducerer negative anmeldelser pga. manglende information.
• Undgå udsolgte varer og planlæg lager bedre: Giver indsigt i salgstendenser og populære produkter, så du kan planlægge lageret mere præcist og undgå både udsolgte varer og for mange varer på lager.

Et godt ordrestyringssystem automatiserer valget af den mest hensigtsmæssige leveringsmetode, hvilket resulterer i hurtigere levering og højere kundetilfredshed.

Udfordringer ved et OMS

Selvom der er mange fordele ved et OMS, er det også forbundet med visse udfordringer. Her er tre typiske problemstillinger, som virksomheder kan støde på:

• Integration: Integration med ældre systemer kan være kompleks og føre til data, der ikke synkroniseres korrekt, samt forsinkelser i ordreprocessen.
• Skalerbarhed: Mere simple løsninger kan have svært ved at følge med, når virksomheden vokser, og der opstår behov for håndtering af større ordrevolumenen eller salg på tværs af landegrænser.
• Tilpasning: Det kan være udfordrende at tilpasse et system til styring af ordrer til specifikke arbejdsgange. Fx kan producenter af specialfremstillede møbler opleve begrænsninger, hvis systemet ikke understøtter komplekse specialordrer.

📚 Læs mere: Virksomheden Pilgrim sparer tid ved at bruge Shopify til at strømline ordreопfyldelse (artiklen er på engelsk)

Sådan vælger du et OMS

Der er flere ting, du bør overveje, når du vælger et OMS-system, både i forhold til hvilke arbejdsgange det kan automatisere, og hvilke platforme det kan integrere med.

Her er en trinvis guide, der hjælper dig med at vælge det rigtige OMS, samt hvilke funktioner du bør kigge efter hos de systemer, du kigger nærmere på.

1. Definer dine mål og prioriteter

Ligesom ved enhver anden softwareinvestering starter processen med at afklare, hvad du rent faktisk har brug for. Saml relevante personer i virksomheden og få afklaret, hvilke funktioner der er nødvendige, og hvilke der bare er rare at have.

Husk også at tænke fremad. Hvis du planlægger vækst, bør dit ordrestyringssystem kunne følge med. Ideelt set bør du vælge en løsning, der kan skalere i takt med din virksomhed.

2. Udarbejd en anmodning om forslag (RFP)

Leverandører af OMS kan indsende forslag, som hjælper dig med at sammenligne mulighederne. Formålet er at sikre, at både du og leverandøren har samme forståelse af kravene til det system, du ønsker at implementere.

Din RFP bør beskrive, hvordan du forventer, at ordrestyringssystemet skal fungere. Giv fx leverandørerne følgende information:

• Ordrevolumener
• Antal SKU’er
• Eksisterende software eller hardware, du bruger på nuværende tidspunkt
• Tidsplan for implementering
• Detaljer om træning og onboarding

3. Evaluer dine muligheder

Det er sjældent, at den første løsning er det perfekte match. Derfor er det en god idé at lave en liste med 4-6 leverandører, så du nemmere kan evaluere. Book demoer eller prøveversioner, så du kan teste systemerne i praksis.

Under evalueringen kan du bruge følgende tjekliste:

• Kan systemet automatisere manuelle opgaver som fx oprettelse af indkøbsordrer?
• Kan du administrere salg på tværs af flere kanaler, valutaer og markeder?
• Understøtter systemet flere lagerlokationer?
• Får du lageropdateringer i realtid?
• Tilbyder systemet rapportering og prognoser, som hjælper dig med at opdage udfordringer i tide?
• Er der adgang til API, så du kan udvide løsningen efter behov?
• Understøtter systemet integrationer med fx regnskab, lagerstyring, opfyldelse og 3PL partnere?
• Bliver platformen løbende videreudviklet med nye funktioner?

Det er sjældent muligt at finde en leverandør, der matcher alle behov 100 %. Det endelige valg vil derfor ofte handle om prioriteringer.

Du bør ikke basere dit valg udelukkende på funktioner. Det er også en god idé at overveje samarbejdet med leverandøren. Er supporten hjælpsom? Har de erfaring inden for området? Udvikles platformen løbende, så din virksomhed kan vokse videre?

Det rigtige system til ordrestyring til din virksomhed bør opfylde flest mulige af disse kriterier.

Find det rigtige ordrestyringssystem til din virksomhed

Det er en vigtig beslutning at vælge et nyt OMS-system. Den rigtige løsning kan spare tid, reducere omkostninger og skabe bedre kundeoplevelser, som får kunderne til at vende tilbage.

Lav en kort liste, vurder hvilke løsninger, der opfylder teamets behov, og få rådgivning fra leverandørerne om implementeringen af dit nye ordrestyringssystem.

Det kan tage lidt tid at komme godt i gang. Til gengæld vil du hurtigt opleve fordelene ved at samle alle ordredata ét sted, automatisere ordrebehandling og give kunder løbende leveringsopdateringer fra én samlet platform.