Product Lifecycle Management (PLM): Definition und Vorteile

Produkte durchlaufen viele Stationen, bevor sie im Warenkorb landen und auch danach ist ihr Lebenszyklus nicht abgeschlossen. Dabei sind unterschiedliche Teams, Systeme und Entscheidungen beteiligt – von der ersten Idee und Entwicklung bis zur Vermarktung, Nutzung und möglichen Auslistung.

Mit zunehmender Sortimentsgröße und komplexeren Abläufen wird es wichtiger, den Überblick über diese Zusammenhänge zu behalten. Das gilt besonders im E-Commerce, wenn Produktinformationen über mehrere Systeme und Verkaufskanäle verteilt sind.

In diesem Beitrag erfährst du, was Product Lifecycle Management bedeutet, welche Phasen ein Produkt durchläuft und welche Vorteile PLM für Unternehmen im E-Commerce bietet.

Was ist der Unterschied zwischen PLM und Produktlebenszyklus?

Der Produktlebenszyklus beschreibt, welche Phasen ein Produkt im Markt durchläuft. Häufig wird zwischen Einführung, Wachstum, Reife und Rückgang unterschieden.

Product Lifecycle Management beschreibt dagegen, wie ein Unternehmen sein Produkt und die dazugehörigen Informationen während dieser Zeit aktiv steuert.

Einfach ausgedrückt:

• Der Produktlebenszyklus beschreibt, was mit einem Produkt im Laufe der Zeit geschieht.
• Product Lifecycle Management beschreibt, wie ein Unternehmen diesen Lebenszyklus organisiert und beeinflusst.

PLM beginnt zudem häufig bereits deutlich vor der eigentlichen Markteinführung. Die Produktentwicklung, einschließlich Ideenfindung, Recherche, Design, Prototyping und Beschaffung, kann deshalb ebenfalls Teil des Product Lifecycle Management sein.

Welche Phasen umfasst Product Lifecycle Management?

Die genaue Einteilung hängt vom Produkt und Geschäftsmodell ab. In der Praxis lässt sich der Produktlebenszyklus aus PLM-Sicht jedoch in sechs Bereiche unterteilen.

1. Idee und Konzeption

Am Anfang steht ein Kundenproblem, eine Marktchance oder eine Idee für die Weiterentwicklung eines bestehenden Produkts, die sich an konkreten Kundenbedürfnissen orientiert.

In dieser Phase werden beispielsweise Marktanforderungen, Zielgruppen, technische Möglichkeiten, Materialien, erwartete Kosten und mögliche Verkaufspreise untersucht. Unternehmen können diese Informationen mit einer Produkt-Roadmap verbinden und festlegen, welche Produktideen priorisiert werden.

Das PLM schafft hier eine gemeinsame Informationsbasis, auf der unterschiedliche Teams ihre Entscheidungen aufbauen können.

2. Entwicklung und Design

Aus der Produktidee entsteht ein konkreter Entwurf. Dazu können technische Zeichnungen, Produktspezifikationen, Prototypen, Verpackungsanforderungen oder Stücklisten gehören.

Klare Produktentwicklungsprozesse helfen dabei, Entwürfe, Änderungen und Freigaben nachvollziehbar zu koordinieren. So lässt sich beispielsweise erkennen, welche Materialvariante aktuell freigegeben ist oder warum ein bestimmtes Bauteil ersetzt wurde.

Bei physischen Produkten ist dieser Bereich traditionell besonders wichtig für PLM-Systeme.

3. Beschaffung, Produktion und Markteinführung

Nach der Entwicklung müssen Materialien beschafft, Lieferant:innen koordiniert und Produktionsabläufe geplant werden.

Gleichzeitig entstehen Daten, die später im Handel benötigt werden: Produktnamen, SKUs, Maße, Materialien, Varianten, Preise, Bilder oder Beschreibungen.

Ein konsistentes E-Commerce-Datenmanagement hilft dabei, solche Informationen strukturiert zwischen verschiedenen Systemen auszutauschen. Dadurch können Produkt-, Einkaufs- und Verkaufsdaten auf einer einheitlichen Grundlage aufbauen.

In diesem Video (auf Englisch) erfährst du, wie du ein neues Produkt entwickelst:

4. Wachstum und Reife

Nach dem Produkt-Launch verändert sich der Schwerpunkt. Nun liefern Verkaufszahlen, Lagerbestände, Bewertungen, Supportanfragen und andere Marktdaten Informationen darüber, wie sich das Produkt tatsächlich entwickelt.

Für E-Commerce-Unternehmen sind beispielsweise folgende Fragen relevant:

• Welche Varianten verkaufen sich besonders häufig?
• Welche Artikel verursachen ungewöhnlich viele Retouren?
• Gibt es wiederkehrende Beschwerden zu bestimmten Eigenschaften?
• Wie entwickeln sich Absatz und Marge?
• Welche Varianten verursachen Überbestände oder Fehlbestände?

Diese Daten können in Entscheidungen zur weiteren Produktentwicklung einfließen.

5. Nutzung, Service und Retouren

Der Produktlebenszyklus endet nicht an der Kasse. Reklamationen, Supportanfragen und Rücksendungen liefern wertvolle Informationen darüber, wie ein Produkt im Alltag funktioniert.

Ein systematisches Retourenmanagement kann beispielsweise zeigen, dass ein Kleidungsstück regelmäßig wegen einer unklaren Passform zurückgeschickt wird. Daraus können unterschiedliche Maßnahmen entstehen: Die Produktbeschreibung wird präzisiert, die Größentabelle angepasst oder der Schnitt bei der nächsten Produktversion verändert.

PLM verbindet solche Erkenntnisse idealerweise wieder mit der Produktentwicklung.

6. Rückgang und Auslistung

Sinkt die Nachfrage dauerhaft, muss entschieden werden, wie mit dem Produkt weiter verfahren wird. Wie lang die Lebensdauer eines Produkts ausfällt, hängt unter anderem von Nachfrage, Wettbewerb, Produktqualität und der weiteren Produktentwicklung ab.

Mögliche Entscheidungen sind unter anderem:

• Produkt weiterführen
• Produkt überarbeiten
• einzelne Varianten entfernen
• Ersatzprodukt entwickeln
• Restbestände abbauen
• Produkt vollständig aus dem Sortiment nehmen

Auch Informationen zu Ersatzteilen, Garantien, Dokumentationen oder bereits verkauften Produkten können nach der Auslistung relevant bleiben.

Wie funktioniert ein PLM-System?

Ein PLM-System unterstützt die zentrale Verwaltung von Produktinformationen und macht produktbezogene Daten für beteiligte Teams verfügbar.

Statt dass Entwicklung, Einkauf und Vertrieb unterschiedliche Dateien oder Datenstände verwenden, entsteht eine gemeinsame Informationsquelle. Änderungen können dokumentiert, geprüft und freigegeben werden.

Zu typischen Funktionen gehören:

• Verwaltung von Produktdaten und Dokumenten
• Versions- und Änderungsmanagement
• Verwaltung technischer Spezifikationen
• Stücklistenmanagement
• Freigabe- und Genehmigungsprozesse
• Rollen und Zugriffsrechte
• Qualitätsmanagement
• Zusammenarbeit zwischen Teams und externen Partner:innen
• Integration mit anderen Unternehmenssystemen

Welche Funktionen tatsächlich erforderlich sind, hängt stark vom Geschäftsmodell ab. Hersteller:innen komplexer Maschinen benötigen andere PLM-Funktionen als eine E-Commerce-Marke mit einem überschaubaren Sortiment.

Product Lifecycle Management im E-Commerce: Rolle, Vorteile und Herausforderungen

Im E-Commerce liegt der Schwerpunkt häufig weniger auf technischen CAD-Daten und stärker auf der Verbindung von Produkt-, Verkaufs-, Bestands- und Kundendaten.

Angenommen, ein Unternehmen verkauft Rucksäcke in mehreren Größen und Farben. Während der Entwicklung entstehen Informationen zu Materialien, Maßen, Herstellungskosten und Produkttests. Für den Verkauf kommen Bilder, Beschreibungen, Preise, Varianten und SKUs hinzu.

Nach dem Launch entstehen weitere Informationen:

• Verkäufe nach Variante
• Lagerbestände
• Kundenbewertungen
• Supportanfragen
• Retouren und Retourengründe
• Margen
• Nachfrage nach Farben oder Größen

Ein PLM-Ansatz betrachtet diese Daten nicht isoliert. Erkennt das Unternehmen beispielsweise, dass eine bestimmte Variante häufig wegen eines schlecht erreichbaren Innenfachs zurückgegeben wird, kann diese Information in die nächste Entwicklungsrunde einfließen.

Damit entsteht ein Kreislauf aus Entwicklung, Verkauf, Nutzung und Verbesserung.

Shopify übernimmt dabei nicht die Funktion eines vollständigen PLM-Systems. Produkt-, Bestands-, Bestell- und Retourendaten aus dem Commerce-System können jedoch wichtige Informationen für das Lifecycle Management liefern und – abhängig von der Systemlandschaft – mit weiteren Lösungen verbunden werden.

Welche Vorteile bietet Product Lifecycle Management?

Eine konsistente Datenbasis

Wenn Informationen zentral verwaltet und Änderungen nachvollziehbar dokumentiert werden, sinkt das Risiko, dass Teams mit unterschiedlichen Produktversionen oder veralteten Daten arbeiten.

Das ist gerade bei großen Sortimenten relevant. Ein PIM-System im E-Commerce kann zusätzlich dabei helfen, Produktinformationen für verschiedene Verkaufskanäle aufzubereiten und konsistent auszuspielen.

Schnellere Markteinführung

Viele Verzögerungen in der Produktentwicklung entstehen durch fehlende Informationen, Abstimmungsschleifen oder unklare Zuständigkeiten.

Standardisierte Prozesse und zentrale Daten können Freigaben beschleunigen und dafür sorgen, dass Beteiligte früher auf benötigte Informationen zugreifen können. Dadurch lässt sich die Time-to-Market verkürzen und kann damit die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens stärken, wenn neue oder verbesserte Produkte schneller auf Marktveränderungen reagieren.

Weniger Fehler und unnötige Kosten

Ein früh erkannter Fehler ist meist einfacher zu korrigieren als ein Problem, das erst nach Beginn der Produktion oder nach der Markteinführung auffällt.

PLM kann dazu beitragen, Änderungen und Qualitätsanforderungen frühzeitig sichtbar zu machen. Gleichzeitig lassen sich Doppelarbeit und die wiederholte manuelle Pflege derselben Informationen reduzieren.

Bessere Zusammenarbeit

An einem Produkt sind häufig mehrere Abteilungen beteiligt. Wenn alle Beteiligten auf dieselbe Datenbasis zugreifen, werden Übergaben zwischen Entwicklung, Einkauf, Marketing oder Vertrieb nachvollziehbarer.

Das gilt auch für externe Lieferant:innen oder Produktionspartner:innen, sofern sie kontrollierten Zugriff auf benötigte Informationen erhalten.

Kontinuierliche Produktverbesserung

Verkaufsdaten allein zeigen nur einen Teil des Bildes. Kundenbewertungen, Retouren und Supportanfragen erklären häufig, warum ein Produkt besonders gut oder schlecht funktioniert.

PLM schafft einen Rahmen, in dem solche Erkenntnisse wieder in Produktentscheidungen einfließen können. Wer solche Rückmeldungen systematisch auswertet, kann Produkte gezielter verbessern und damit auch die Kundenzufriedenheit erhöhen.

Welche Herausforderungen hat Product Lifecycle Management?

PLM bringt nicht automatisch bessere Prozesse. Besonders die Einführung kann aufwendig sein.

Eine häufige Herausforderung besteht darin, dass Informationen bereits über unterschiedliche Systeme, Tabellen und Teams verteilt sind. Bevor sie sinnvoll zusammengeführt werden können, müssen Verantwortlichkeiten und Datenstrukturen geklärt werden.

Weitere Herausforderungen sind:

• hohe Einführungskosten bei umfangreichen PLM-Systemen
• Aufwand für Datenmigration und Systemintegration
• komplexe bestehende Prozesse
• fehlende einheitliche Datenstandards
• Schulungsbedarf bei Mitarbeitenden
• geringe Akzeptanz neuer Arbeitsabläufe
• unklare Zuständigkeiten für Produktdaten

Ein PLM-System sollte deshalb nicht als isoliertes IT-Projekt betrachtet werden. Prozesse, Verantwortlichkeiten und Datenqualität sind mindestens ebenso wichtig wie die eingesetzte Software.

PLM, PDM, PIM und ERP: Was ist der Unterschied?

Mehrere Systeme beschäftigen sich mit Produkt- oder Unternehmensdaten, verfolgen aber unterschiedliche Ziele.

PDM steht für Product Data Management beziehungsweise Produktdatenmanagement. Es konzentriert sich vor allem auf technische Produktdaten wie Zeichnungen, Konstruktionen, Dokumente und Versionen. PDM kann damit als Bestandteil eines umfassenderen PLM-Ansatzes verstanden werden.

PIM steht für Product Information Management. Ein PIM verwaltet Informationen, die zur Darstellung und Vermarktung von Produkten benötigt werden. Dazu gehören beispielsweise Beschreibungen, Bilder, Attribute, Übersetzungen und kanalbezogene Produktinformationen.

ERP steht für Enterprise Resource Planning. ERP-Systeme steuern operative Unternehmensprozesse wie Einkauf, Lager, Produktion, Finanzen oder Auftragsabwicklung.

PLM verbindet dagegen die Informationen und Prozesse entlang des gesamten Produktlebenszyklus.

In größeren E-Commerce-Unternehmen können diese Systeme parallel eingesetzt und miteinander verbunden werden. Entscheidend ist, dass klar definiert ist, welches System für welche Daten führend ist.

Product Lifecycle Management einführen: 6 Schritte

Die Implementierung von PLM sollte strukturiert erfolgen und sowohl technische als auch organisatorische Anforderungen berücksichtigen.

1. Ziele definieren

Lege zunächst fest, welches Problem PLM lösen soll. Denkbare Ziele sind kürzere Entwicklungszeiten, eine höhere Datenqualität, weniger Produktfehler oder eine bessere Zusammenarbeit zwischen Teams.

2. Bestehende Prozesse erfassen

Dokumentiere, wie Produkte aktuell von der Idee bis zur Auslistung gesteuert werden. Dabei werden Medienbrüche, doppelte Datenpflege und unklare Zuständigkeiten sichtbar.

3. Produktdaten strukturieren

Definiere, welche Informationen benötigt werden und wo sie gepflegt werden. Gerade bei wachsenden E-Commerce-Unternehmen sollten Produktdaten, Varianten, SKUs und andere Stammdaten einheitlichen Regeln folgen.

4. Verantwortlichkeiten festlegen

Für wichtige Daten und Prozesse sollte klar sein, wer sie erstellt, prüft, freigibt und aktualisiert.

PLM funktioniert nur, wenn nicht allein die Software, sondern auch die organisatorischen Abläufe definiert sind.

5. Systeme miteinander verbinden

Prüfe, welche bestehenden Anwendungen relevante Daten enthalten. Dazu können Shop-, PIM-, ERP-, CRM-, Analyse- oder Produktionssysteme gehören.

Eine Kombination aus PIM und ERP ist beispielsweise in vielen E-Commerce-Systemlandschaften bereits eine wichtige Grundlage für den Austausch von Produkt- und Geschäftsdaten.

6. Ergebnisse messen und Prozesse weiterentwickeln

Nach der Einführung sollte überprüft werden, ob die gesetzten Ziele erreicht werden.

Passende Kennzahlen können beispielsweise Entwicklungsdauer, Time-to-Market, Fehlerquote, Retourenquote, Datenvollständigkeit oder Anzahl notwendiger Korrekturen sein. PLM ist dabei kein einmaliges Projekt, sondern ein Prozess, der mit Sortiment und Unternehmen weiterentwickelt wird.

Wann lohnt sich Product Lifecycle Management?

Ein umfangreiches PLM-System ist nicht für jedes Unternehmen notwendig.

Bei einem kleinen Sortiment und wenigen beteiligten Personen können klar definierte Prozesse und eine übersichtliche Datenstruktur zunächst ausreichen. Mit steigender Komplexität wächst jedoch der Nutzen einer systematischen Lifecycle-Verwaltung.

PLM wird insbesondere relevant, wenn:

• viele Produktvarianten verwaltet werden
• Produkte regelmäßig weiterentwickelt werden
• mehrere Teams an einem Produkt arbeiten
• Entwicklung und Produktion komplex sind
• viele Lieferant:innen beteiligt sind
• Produktdaten in mehreren Systemen liegen
• verschiedene Märkte oder Verkaufskanäle bedient werden
• strenge Dokumentations- oder Qualitätsanforderungen bestehen

Entscheidend ist weniger die Unternehmensgröße als die Komplexität des Produktgeschäfts.

Wie entwickelt sich Product Lifecycle Management weiter?

PLM-Systeme entwickeln sich zunehmend von Dokumentenablagen zu vernetzten Datenplattformen.

Künstliche Intelligenz kann beispielsweise dabei unterstützen, große Datenmengen auszuwerten, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren oder Auffälligkeiten in Produkt- und Qualitätsdaten zu erkennen.

Bei vernetzten physischen Produkten können IoT-Daten zusätzlich Informationen über die tatsächliche Nutzung liefern. Digitale Zwillinge ermöglichen wiederum, Eigenschaften eines realen Produkts digital abzubilden und dessen Zustand oder Verhalten über den Lebenszyklus hinweg zu verfolgen.

Auch Nachhaltigkeit und Kreislaufwirtschaft erweitern den Blick auf den Produktlebenszyklus. Neben Entwicklung und Verkauf gewinnen Materialherkunft, Reparatur, Wiederverwendung, Recycling und Entsorgung an Bedeutung.

Damit wird PLM zunehmend zu einem Ansatz, der nicht nur die Entstehung eines Produkts, sondern dessen vollständige Wertschöpfungs- und Nutzungsgeschichte betrachtet.

Fazit: PLM verbindet den gesamten Produktlebenszyklus

Product Lifecycle Management schafft eine Verbindung zwischen Produktentwicklung, Datenmanagement und den späteren Erfahrungen im Markt. Statt Informationen nur innerhalb einzelner Abteilungen zu betrachten, werden sie über den gesamten Produktlebenszyklus hinweg miteinander verknüpft.

Für E-Commerce-Unternehmen ist dabei besonders die Verbindung zwischen Produkt-, Shop-, Bestands-, Verkaufs-, Retouren- und Kundendaten relevant. Je größer das Sortiment und je komplexer die Systemlandschaft werden, desto wichtiger sind klare Verantwortlichkeiten und eine verlässliche gemeinsame Datenbasis.

PLM muss deshalb nicht zwangsläufig mit der Einführung einer umfangreichen Spezialsoftware beginnen. Der Ausgangspunkt ist ein klarer Prozess dafür, welche Informationen während des Produktlebenszyklus entstehen, wo sie verwaltet werden und wie Erkenntnisse aus dem Markt wieder in die Produktentwicklung zurückfließen.