Snabb och effektiv frakt är avgörande för en e-handelsbutik. Ett enkelt sätt att förbättra packprocessen och höja kundservicen är att helt enkelt lägga till en packsedel i varje beställning.
En packsedel tar bara några minuter att skapa, men den kan spara tid och ansträngning genom att säkerställa korrekt leverans av dina produkter.
Lär dig mer om när du ska inkludera en packsedel.
Vad är en packsedel?
En packsedel är ett dokument som innehåller detaljer om varorna som ingår i ett paket. Packsedlar är användbara för både säljaren och kunden. En packsedel hjälper kunden att snabbt identifiera varorna i sin beställning och effektiviserar fraktprocessen för säljaren.
En packsedel har två huvudfunktioner. Den fungerar som en checklista för personen som packar beställningen, vilket gör det möjligt att granska packsedeln för att säkerställa att allt kunden beställt är med. Efter att beställningen levereras, kan kunden använda packsedeln för att kontrollera om något saknas och för att underlätta returer eller byten.
Vad är en digital packsedel?
Vissa företag väljer en digital packsedel för att minska pappersavfallet. En digital packsedel innehåller samma information som en tryckt packsedel, men skickas via e-post eller länk.
Britt Martin, chef för partnerskap på det hållbara förpackningsföretaget Arka, säger att en digital packsedel "inte bara minimerar avfall utan förbättrar också kundens möjlighet att komma åt och hantera sina transaktionsregister." Att skicka en digital packsedel säkerställer att du har en lätt sökbar historik över alla skickade beställningar och deras innehåll..
https://help.shopify.com/sv/manual/fulfillment/managing-orders/returns
Vad är skillnaden mellan en packsedel och en fraktsedel?
Även om båda hjälper till att effektivisera fraktprocesserna finns det några viktiga skillnader mellan packsedlar och fraktsedlar.
För det första placeras en packsedel inuti paketet, medan fraktsedeln sätts på utsidan. Medan packsedlar hjälper säljare och kunder, är fraktetiketter främst till nytta för fraktbolag, som använder dem för att transportera paket från en plats till en annan.
En del av informationen på en packsedel är densamma som på en fraktsedel, såsom frakt- och leveransadresser. Men packsedlar innehåller också information om paketets innehåll, vilket du vanligtvis inte hittar på en fraktsedel.
Fraktsedlar har också oftast en streckkod som gör det möjligt för fraktbolaget att snabbt få information om paketet.
Är en packsedel ett kvitto?
En packsedel skiljer sig från ett kvitto, men innehåller en del av samma information. Ett kvitto är ett juridiskt dokument som bekräftar att kunden har mottagit varor eller tjänster i utbyte mot betalning.
En packsedel bekräftar inte att kunden har mottagit sitt paket, eftersom säljaren skapar packsedeln före frakt.
Vem skickar en packsedel?
E-handelsföretag som säljer fysiska varor skickar ofta packsedlar som en del av sin leveransprocess. Företag med höga returfrekvenser – såsom e-handelsbutiker inom mode – och de med stora grossistbeställningar är mer benägna att skicka packsedlar.
Företag som säljer varor från flera lager, eller som har flera parter inblandade i orderhanteringen, skickar oftare packsedlar än företag som sköter allt internt. Dock kan alla e-handelsföretag dra nytta av att använda packsedlar för frakt och leverans.
Alla paket behöver inte en packsedel. Du behöver bara använda en packsedel om den gör frakt- och returprocessen enklare för dig och dina kunder. Det finns några tillfällen när en packsedel är särskilt hjälpsam, till exempel när flera artiklar i en beställning skickas separat.
Fördelar med att använda en packsedel
Om de flesta paket inte kräver en packsedel, varför använda en? Det finns några tydliga fördelar:
Mindre packningsfel
Den huvudsakliga anledningen till att e-handelsföretag använder packsedlar är att minska packnings- och fraktfel. En tryckt packsedel fungerar som en checklista vid packning av en beställning, och kan vara särskilt hjälpsam för beställningar som innehåller artiklar från olika lager eller skickas i flera försändelser.
Om du packar flera beställningar samtidigt gör en packsedel det enkelt att matcha paket med deras fraktetiketter, eftersom packsedeln inkluderar kundens adress.
Effektivisera returer
Packsedlar gör returer, ersättningar och byten enklare eftersom kunden har all information de behöver – inklusive SKU eller artikelnummer – för att påbörja en retur. Visserligen kan de kontrollera sin orderbekräftelse, men tryckta packsedlar gör det enklare för kunden – särskilt om de får många paket eller om de av misstag har raderat orderbekräftelsen.
💡Läs mer: Hur man skriver en returpolicy (+ gratis mall)
Förbättra kundservice
En packsedel är en extra service du kan erbjuda dina kunder, vilket gör det möjligt för dem att snabbt och enkelt verifiera att de fått allt i sin beställning. Det är också en möjlighet att lägga till något extra, såsom anpassad varumärkesprofilering eller ett snabbt handskrivet tackmeddelande.
"Även de minsta elementen, som packsedlar, erbjuder en möjlighet att förstärka varumärkesidentiteten," säger Britt.
Säkerställa säker leverans
En packsedel kan vara praktisk om en fraktetikett blir skadad. Om fraktbolaget inte kan läsa etiketten kan de öppna paketet och se kundens adress, returadress och kontaktinformation för båda parter.
Vad ska inkluderas i en packsedel
Varje packsedel bör innehålla:
- Ordernummer och orderdatum
- En specificerad lista över allt i beställningen, tillsammans med varje artikels kvantitet, SKU-nummer, UPC-nummer och/eller produktnummer
- Kontaktinformation för kunden, inklusive: kundnamn, leveransadress, faktureringsadress och telefonnummer och/eller e-postadress
- Kontaktinformation för säljaren, inklusive: ditt företagsnamn, returadress, webbplats, telefonnummer och/eller e-postadress
- Fraktbolag och fraktmetod
Beroende på beställningen kanske du också vill inkludera:
- En kort produktbeskrivning för varje artikel
- Platsen för varje artikel i ditt lager
- Vikt och volym för varje paket och den totala vikten för försändelsen
- Antal paket eller pallar i beställningen
- Instruktioner för hur man returnerar produkter och vad man ska göra om det uppstår problem med beställningen
- Instruktioner från kunden, såsom önskemål om presentinslagning eller reducerad förpackning
Hur skapar jag min egen packsedel?
Om du använder Shopify kan du skapa packsedlar från sidan Beställningar i din Shopify Admin. Om inte, inga problem – det är enkelt att skapa din egen packsedel. Så här gör du:
1. Välj din mall
Det enklaste sättet att skapa en packsedel är att börja med en kostnadsfri mall för packsedelar som redan innehåller alla fält du behöver.
2. Anpassa din mall
Anpassa din mall genom att lägga till din logotyp, dina varumärkesfärger, ditt företagsnamn och annan information som förblir densamma för alla beställningar, såsom en returadress eller ett tackmeddelande. Nu har du en anpassad mall som du kan använda för att skapa packsedlar för alla framtida beställningar.
3. Fyll i mallen
Nu när du har din anpassade mall redo kan du helt enkelt fylla i detaljerna för varje beställning, inklusive ordernummer, leveransadress och lista över artiklar.
4. Skriv ut din packsedel
Använd den utskrivna packsedeln som en checklista när du packar beställningen och inkludera den sedan i paketet som referens för kunden.
Vanliga frågor om packsedlar
Varför behöver du en packsedel?
En packsedel låter dig hålla koll på allt du lägger i en beställning och säkerställer att du skickar beställningen till rätt plats. Den ger också en användbar referens för kunden.
Vad är skillnaden mellan en packsedel och en inköpsorder?
En inköpsorder kan se ut som en packsedel, men det är två olika saker. En inköpsorder är ett juridiskt dokument; en packsedel är det inte. Dessutom skapas packsedlar av säljare, medan inköpsorder skapas av köpare. En inköpsorder innehåller också detaljer om betalningsmetod, medan en packsedel inte gör det.
Vilken information finns på en packsedel?
Som minimum behöver en packsedel en lista över varje artikel i beställningen, med kvantiteter (för att säkerställa att rätt artiklar hamnar i paketet) och kundens leveransadress (så att du kan matcha paketet med fraktetiketten).
Vad är skillnaden mellan en packsedel och en faktura?
Fakturor går till personen eller företaget som betalade för köpet, medan packsedlar går till leveransadressen (ibland är dessa samma). Fakturor skickas vanligtvis innan betalning mottas, både för att begära betalning och för köparens och säljarens ekonomiska register. Fakturor är vanligare vid grossistförsäljning eller tillhandahållande av tjänster; packsedlar kan hittas i både grossist- och konsumentpaket.
Behöver du en packsedel för internationella försändelser?
För internationella försändelser behöver du fylla i en tulldeklaration, även känd som en kommersiell faktura. Tullformuläret innehåller mycket av samma information som packsedeln, så det är logiskt att skapa dem samtidigt. Skillnaden mellan ett tullformulär och en packsedel är att tullformuläret placeras på utsidan av paketet och inkluderar ett harmoniserat tulltaxenummer (HS).
