Vad är B2B-betalningar? Metoder och trender

Från att visa upp din produktkatalog till att skicka skrymmande beställningar – det finns flera steg i processen att sälja varor till andra företag. Och inget av dem är viktigare än att ta betalt för det lager du säljer. Problemet? B2B-betalningar skiljer sig markant från direktförsäljning till konsument (D2C).

Den här guiden visar hur du navigerar komplexiteten i B2B-betalningar – från de mest populära betalningsmetoderna till trender inom B2B-betalningar.

Vad är B2B-betalningar?

En B2B-betalning är processen att överföra pengar mellan företag för varor eller tjänster som levererats. Företag kan skicka betalningar genom olika metoder, som banköverföringar, elektroniska överföringar, kreditkort eller specialiserade B2B-betalningsplattformar.

Typer av B2B-betalningsmetoder

B2B-betalningsmarknaden växer snabbt. Försäljningen förväntas växa med 26 % till 2027, till 111 biljoner dollar (det blir otroliga 1 001 862 923 100 000 kronor!).

En av de största skillnaderna mellan B2B och business-to-consumer (B2C) är metoden en kund använder för att betala för varor. Låt oss titta på de mest populära metoderna som används i B2B-betalningar.

Checkar

Trots B2B:s enorma förskjutning mot e-handel faller köpare fortfarande tillbaka på gamla betalningstyper. Cirka 40 % av alla B2B-betalningar i USA görs fortfarande via check. I Sverige används inte längre checkar, men det är fullt möjligt att du stöter på amerikanska leverantörer som föredrar checkar för sina B2B-betalningar.

För att betala med check kräver de flesta B2B-företag en faktura. De skickar fakturan till sin leverantörsreskontra-avdelning, som använder ett checkhäfte ifyllt med sina bankuppgifter.

Leverantörsreskontra-teamet skriver beloppet på checken och skickar den till ditt företag. Ditt redovisningsteam tar sedan checken till banken (eller skannar den genom en mobilapp, om du använder en modern fintech-bank). Köparens utfärdande bank släpper sedan betalningen till ditt företagskonto.

Nackdelen med att använda checkar är dock stor – främst eftersom checkar riskerar att försvinna i posten. Det är också tidskrävande och innebär mycket manuellt arbete. Kunder behöver ta emot en faktura, utfärda checken och skicka den till dig. Det är sedan ditt jobb att ta den till banken.

"Det blir allt vanligare att folk lägger grossistbeställningar online, så jag tror att vi kommer att se fler och fler som går bort från checkar och, ännu viktigare, inköpsorder – äntligen," säger Kelly Van Arsdale, medgrundare och VD för Spinnaker Chocolate.

ACH-betalningar

Automated Clearing House (ACH) är ett onlinenätverk som hjälper företag att hantera stora transaktioner. Det är den näst mest använda metoden för B2B-betalningar, ofta reserverad för transaktioner mellan företag och större återförsäljare.

Det finns två metoder för att skicka en betalning genom ACH-nätverket:

• En ACH-kreditöverföring är när en B2B-kund skickar pengarna från sitt eget företagskonto.
• En ACH-debetöverföring är när ditt företag drar betalningen från en B2B-kunds bankkonto. (Teoretiskt sett är detta det bästa sättet att ta emot ACH-betalningar, eftersom du tar bort behovet av att dina kunder skickar betalningen.)

Nackdelen med ACH-betalningar är att det tar mycket längre tid att behandla en transaktion, eftersom betalningar skickas i omgångar under specifika tidsfönster under dagen. Dessutom är ACH-nätverket främst tillgängligt för företag inom USA – du behöver hitta ett alternativ (som banköverföringar, som är snabbare och enklare än ACH-transaktioner) om du behandlar internationella B2B-betalningar.

Kredit- eller kontokort

Betalkort är ett populärt val, men de kan snabbt bli ett problem vid behandling av B2B-beställningar, som till sin natur är större än D2C. Det är inte ovanligt att grossister lägger stora beställningar regelbundet – vare sig det är varje vecka, månad eller kvartal.

Grossister som tar emot B2B-betalningar via American Express måste till exempel betala en behandlingsavgift på 2,5 till 3,5 % på varje transaktion. Om vi antar den högre avgiften på en grossistbeställning på 10 000 kronor skulle du fortfarande behöva betala 350 kronor i transaktionsavgifter – samtidigt som du går miste om den extra vinst du skulle få från att sälja direkt till konsumenten.

Banköverföring

En banköverföring flyttar elektroniskt pengar från ett företagskonto till ett annat. Du tillhandahåller dina kontouppgifter – inklusive ditt företagsnamn, kontonummer och clearingnummer – så att avsändaren (det vill säga din B2B-kund) kan initiera överföringen.

Den största fördelen med att behandla B2B-betalningar genom banköverföringar är att pengarna vanligtvis kommer fram samma dag. Det medför dock risk för mänskliga fel. Ansvaret ligger på din köpare att ange din betalningsinformation korrekt och initiera betalningen före förfallodatumet som anges på fakturan.

Hur du behandlar B2B-betalningar online

1. Välj en lösning för B2B-betalningar

Det finns ett antal olika lösningar på marknaden – varav flera är utformade för att underlätta B2B-transaktioner online. Om den du för närvarande använder inte passar ditt syfte, utvärdera andra alternativ.

Populära B2B-betalningsleverantörer:

• Shopify Payments
• Stripe
• Braintree
• Chargebee

När du väljer en plattform för B2B-betalningar, se till att den tar emot dina köpares föredragna digitala betalningsmetoder. Will Stewart, ägare av Cedar Spring Recreation, säger: "Vi erbjuder flera betalningsalternativ för att göra det så enkelt som möjligt för våra grossister."

På samma sätt, om B2B-e-handel utgör en del av din internationella expansionsplan, se till att din B2B-betalningslösning stöder internationella transaktioner.

2. Skapa ett handelskonto

Ett handelskonto krävs för att hantera onlinetransaktioner. Det är en typ av bankkonto som låter dig acceptera betalningar i olika former, inklusive kredit- och kontokort.

• I din Shopify-admin, gå till Inställningar > Betalningar.
• Aktivera Shopify Payments.
• Ange nödvändiga uppgifter om din butik.
• Om du är berättigad kommer ett Shopify Balance-konto att skapas åt dig.
• Klicka på Spara.

Beroende på din region eller behörighet för Shopify Balance måste du också aktivera tvåstegsautentisering för din butik.

3. Skapa fakturor för B2B-kunder

Fakturor visar viktig information om köparens beställning, inklusive det artikelnummer som köpts, kvantitet, eventuell moms och det slutliga beloppet som ska betalas. Många återförsäljare kräver att fakturan skickas innan de betalar för varor. Deras kundreskontra-team behöver den också för att stämma av företagets konton.

Lös problemet för köpare som tycker att avsaknaden av en leverantörsportal orsakar problem med betalningen, med B2B på Shopify. Granska utkast till B2B-beställningar innan fakturering för förhandlade avtal från samma backend som driver din D2C-butik.

4. Ta emot betalning

När du skickar fakturan kan köparen göra en betalning med sin föredragna metod. Köparen kan också logga in på en lösenordsskyddad onlineportal för att ladda ner fakturor för tidigare beställningar, se betalningshistorik och få automatiska fakturapåminnelser när betalningen förfaller.

De har också möjlighet att ändra sina beställningar före leverans och betala med kreditkortet som finns sparat, vilket tar bort så mycket friktion som möjligt genom hela B2B-processen. Detta ger inte bara köpare den möjligheten att hantera beställningar och göra B2B-betalningar via självbetjäning – de sparar även resurser. Det finns nämligen inget behov av en B2B-kundsupportrepresentant för att hantera ärendet.

5. Stäm av och rapportera

Shopify Balance integreras med ditt bokföringsprogram eller ERP så att du kan automatisera avstämning. Se till att dina interna register (bokföringsprogram eller huvudbok) stämmer överens med dina kontoutdrag. Du bör ha en motsvarande post i din bokföring för varje transaktion på ditt kontoutdrag, och vice versa. Inte bara betalningar och kvitton, utan också bankavgifter, ränteintäkter och annat.

6. Förhindra bedrägerier med B2B-betalningar

Bedrägerier är ett problem för alla e-handelsföretag – inklusive B2B-varumärken. Olika studier de senaste åren visar att organisationer förlorar mellan 3 och 5 % av sina årliga intäkter på grund av bedrägeri, främst eftersom varumärken skickar artiklar till kunder med redan överenskomna villkor om senare betalningar. Återförsäljaren tar emot sitt lager och försvinner innan fakturan förfaller.

Varumärken faller också offer för B2B-bedrägerier genom:

• Hackade konton. Detta händer när ett företags profil äventyras och en bedragare använder företagets sparade kreditkort för att göra bedrägliga köp. Uppmuntra köpare att använda starka lösenord och tillämpa tvåfaktorsautentisering på sina konton för att förhindra att detta händer.
• Kreditkortsbedrägeri. Precis som slutkonsumenter så riskerar företag att få sina kreditkortsuppgifter stulna. Bedragare använder ofta stulna kreditkort för att göra bedrägliga B2B-köp. Verifiera en köpares betalkort och kontrollera att faktureringsadressen stämmer överens med kortinnehavarens namn innan du behandlar nya B2B-beställningar.
• Dokumentförfalskning. Fakturor, inköpsorder och kvitton inom pappersbaserade B2B-transaktioner kan lätt förfalskas. För att hantera detta problem, uppmuntra köpare att byta till elektroniska betalningar, där finansiella data är krypterade och sparade med trygg dokumentering.

Shopify har inbyggt skydd mot bedrägeri som verifierar betalkort med en nästa generations dataalgoritm. Dessutom: om B2B-kunder begär en återbetalning som visar sig vara bedräglig täcker Shopify Protect den totala kostnaden för beställningen och återbetalningsavgiften så att du inte går miste om extra pengar genom B2B-betalningar.

Utmaningar med B2B-betalningar

Precis som allt annat i livet medför B2B-betalningar både för- och nackdelar. Om du vill behandla B2B-betalningar, här är några av de största utmaningarna att ha i åtanke:

• Manuell granskning. Att behandla B2B-betalningar innebär att verifiera fakturans korrekthet, matcha med inköpsorder och säkerställa att varorna eller tjänsterna mottogs enligt överenskommelse. Det är en mycket tidskrävande process som medför risk för mänskliga fel, särskilt vid hantering av en stor volym av transaktioner.
• Höga kostnader för att göra betalningar. När det gäller betalningar mellan företag kan det finnas många avgifter, särskilt för internationella transaktioner eller vissa betalningsmetoder. Banköverföringar, internationella överföringsavgifter och avgifter för hantering av elektroniska betalningar kan lätt bli stora summor.
• Växelkurser. Cirka 90 % av företagen som verkar internationellt kämpar med växelkurser. Betalningsvärdet kan fluktuera från det att fakturan utfärdas till när den betalas, vilket påverkar den faktiska kostnaden för köpta varor och tjänster.

Trender inom B2B-betalningar

Automatisering av B2B-betalningar

Den traditionella B2B-betalningsprocessen är tidskrävande. Att ta emot beställningar på papper, utfärda fakturor och lösa in checkar kostar tid som ditt företag inte har råd att förlora. Färska data visar att övergången till automatiserade leverantörsreskontra sänkte kundreskontra-avdelningarnas driftskostnader med hälften och minskade manuell behandling med 85 %.

Effektivisera B2B-betalningsprocessen genom att automatisera så mycket som möjligt. Det innebär att du bör:

• Ställa in prislistor för B2B-kunder. Erbjud volymrabatter till B2B-kunder med prislistor för grossistförsäljning. När kunden loggar in på onlineportalen för att beställa om dras den överenskomna rabatten automatiskt från fakturan.
• Debitera kreditkort som finns sparade. Uppmuntra B2B-kunder att spara sin kreditkortsinformation i en säker onlineportal, särskilt för återkommande betalningar. När betalning förfaller debiterar du automatiskt deras sparade kort – inga betalningspåminnelser krävs.
• Automatisera fakturapåminnelser. Om B2B-köpare är tveksamma till att gå över till onlinebetalningar, skapa ett arbetsflöde som skickar automatiska fakturapåminnelser när förfallodatumet närmar sig.

Laird Superfood tog detta tillvägagångssätt när de flyttade sin grossistkanal online. Återförsäljaren använde Shopify för att bygga en lösenordsskyddad onlineportal. Nu, istället för att tvinga kunder att kontakta en supportrepresentant för att betala för B2B-beställningar, kan kunden logga in på sitt onlinekonto och betala när det är mest bekvämt.

Lairds VD, Paul Hodge, säger: "Det är rimligt att säga att grossistportalen kommer att spara oss motsvarande en anställd per år. Det är 50 000 till 60 000 dollar (cirka 450 000 till 540 000 kronor) per år och täcker kostnaden för Shopify flera gånger om."

Grossistportaler

Företagskunder vill ha D2C-behandlingen. De vill ha möjligheten att logga in på sin onlineportal och se tilldelade betalningsvillkor, momssatser och köphistorik, samt göra betalningar utan att behöva prata med en representant.

"På S'wheat använder vi Shopify för att skapa anpassade beställningar, eftersom det låter oss fakturera kunden med en direktlänk till Shopify-kassan," säger Sophie Gibson, PR och kommunikation på S'wheat. "Det låter också våra internationella kunder betala via kortbetalningar, vilket är snabbare och enklare än internationella BACS-betalningar."

Realtidsbetalningar och kreditbeslut

Cirka 83 % av B2B-köpare anser att en smidig betalnings- och kassaupplevelse är en avgörande prioritet. Det är därför Deloitte rapporterar att den största innovationen inom B2B-betalningar är realtidsbetalningar (RTP). Företaget förutspår att realtidsbetalningar kan ersätta mer än 18,9 biljoner dollar (cirka 172 biljoner kronor) i ACH- och checkbaserade B2B-betalningar i USA till 2028.

Realtidsbetalningar är omedelbara betalningar som behandlas direkt. Till skillnad från traditionella betalningssystem, som kan ta dagar att överföra pengar och endast fungerar måndag till fredag, överför RTP pengar på sekunder, dygnet runt.

Slipp krångel med komplexa B2B-betalningar

Oavsett vilka försäljningskanaler du använder för att nå B2B-kunder är en sak säker: du behöver erbjuda B2B-betalningsfunktioner som företagskunder redan är vana vid att använda.

Med det sagt behöver du inte låta ineffektiva lösningar orsaka operativa problem inom ditt företag. Använd Shopifys B2B-e-handelsplattform för att ta emot kreditkortsbetalningar från B2B-kunder, tilldela automatiskt grossistprislistor till återförsäljare och ställ in flexibla betalningsvillkor för dina företagsköpare, så att du har mer tid att göra det du gör bäst: skala upp företaget.