O aeroporto mais movimentado dos Estados Unidos, o Hartsfield-Jackson, em Atlanta, faz a gestão de quase dois voos por minuto (apenas em inglês), com uma taxa de pontualidade de 87%. Cerca de 58 controladores de tráfego aéreo e sistemas de software específicos tornam esta improvável façanha numa realidade, dia após dia.
Agora, pense nos gestores de projeto da sua empresa como se fossem os controladores de tráfego aéreo da sua organização. Maximizam a eficiência ao evitar a acumulação de atrasos e ao otimizar a utilização dos recursos, além de promoverem a colaboração. Garantem que cada projeto e iniciativa descola e aterra na hora H.
Mas os controladores de tráfego aéreo contam com muita ajuda tecnológica para que tudo funcione sem sobressaltos — e os seus gestores de projeto também merecem esse apoio. As ferramentas podem ampliar a sua capacidade e oferecer informações valiosas sobre o desempenho.
Vamos falar sobre o que é um software de gestão de projetos, como identificar qual o mais adequado para a sua empresa e quais são os oito melhores.
O que são ferramentas de gestão de projetos?
As ferramentas de gestão de projetos são programas informáticos que ajudam as empresas a planear, executar e concluir projetos de forma eficiente. Simplificam a gestão do trabalho das equipas, a atribuição de recursos e o acompanhamento do estado dos projetos. Desta forma, os gestores conseguem organizar vários projetos em simultâneo com eficácia.
Principais funcionalidades das ferramentas de gestão de projetos
Encontrar a ferramenta de gestão de projetos certa depende do orçamento, da dimensão da equipa e de necessidades específicas. Eis algumas funcionalidades importantes a considerar ao analisar as opções que se ajustam na perfeição à sua organização:
- Planeamento de projetos
- Acompanhamento do progresso
- Relatórios
- Opções de acesso
- Planos e preços
- Ferramentas de colaboração em equipa
- Ferramentas de gestão de recursos
- Metodologias
- Automações
- Integrações
- Facilidade de utilização
- Armazenamento
Planeamento de projetos
O planeamento é talvez o elemento mais importante do processo de gestão de projetos. Os gestores de projeto precisam de criar um cronograma, decidir quem fica responsável por cada tarefa, estimar o tempo necessário em cada fase e agendar objetivos e tarefas, e repetir isto em todos os projetos que realizam.
Escusado será dizer que a sua equipa precisa das funcionalidades de planeamento adequadas para maximizar a eficiência. Modelos de fluxo de trabalho e de projeto, vistas de calendário, funcionalidades avançadas de gestão de tarefas como subtarefas e dependências entre tarefas, e as visualizações de projetos simplificam todo este processo. Só assim é que os gestores podem, por sua vez, simplificar tudo para todas as outras pessoas.
Acompanhamento do progresso
Ferramentas de acompanhamento como notificações, painéis de controlo e relatórios de estado ajudam as empresas a acompanhar o progresso dos projetos, identificar obstáculos e a evitar estrangulamentos. Os gestores de projeto também as podem usar para detetar projetos que não estão a corresponder às expectativas e corrigi-los antes que ocorram atrasos na entrega. Sem acompanhamento do progresso, tudo o que tem é um plano sem forma de vigiar a execução. Só um bom acompanhamento faz com que um projeto seja bem-sucedido.
Relatórios
As ferramentas de relatórios podem ajudar os empresários a planear projetos e a avaliar o estado dos trabalhos em curso. Os gestores de projeto também as podem usar para analisar o desempenho dos projetos, identificar áreas a melhorar e aperfeiçoar a capacidade de planeamento e previsão da empresa como um todo. Os tipos mais comuns incluem relatórios de disponibilidade da equipa, de estado e de registo de tempo.
Opções de acesso
Todos sabemos que qualquer tipo de software já está ou caminha para a nuvem. As ferramentas de gestão de projetos recorrem às tecnologias da nuvem para garantir que todos lhes podem aceder a partir de qualquer lugar e a qualquer hora. Os membros da equipa podem iniciar sessão a partir de qualquer dispositivo ligado à internet.
Algumas empresas oferecem também aplicações de gestão de projetos para telemóvel ou computador. As opções de acesso flexíveis são especialmente úteis se os seus colaboradores trabalham com horários flexíveis ou se deslocam durante o dia de trabalho. À medida que cada vez mais empresas adotam modelos híbridos ou remotos, ter um rápido acesso às ferramentas de gestão de projetos torna-se ainda mais importante.
Planos e preços
Avalie as opções de planos, os custos e as estruturas de preços do software para perceber o que funciona para a empresa. A maioria das ferramentas cobra por utilizador, o que significa que os custos sobem à medida que a empresa cresce. Se o orçamento é apertado, procure ferramentas que ofereçam períodos de teste gratuitos (ou até versões gratuitas). Algumas permitem aos empresários adicionar funcionalidades avançadas à la carte ou avançar mais tarde para versões pagas.
Ferramentas de colaboração em equipa
Ajude as pessoas a trabalhar em conjunto com ferramentas que incentivam e facilitam a comunicação. A edição colaborativa, as mensagens dentro da plataforma, as ferramentas de reunião, a partilha de ficheiros e os tópicos de comentários ajudam os colaboradores remotos ou a trabalhar de forma eficiente em projetos de equipa.
Muitas aplicações organizam as conversas por projeto ou tarefa. As boas ferramentas de gestão de projetos permitem a comunicação, todavia as melhores incentivam-na e promovem-na ativamente.
Ferramentas de gestão de recursos
Algumas ferramentas conseguem estimar os custos dos projetos e acompanhar a capacidade da equipa e de cada colaborador individualmente. Também podem calcular os custos reais dos projetos concluídos e, quando aplicável, os lucros obtidos.
A utilização de funcionalidades de gestão de recursos como estas ajuda a gerir o trabalho, a otimizar a utilização dos recursos humanos, a obter informações sobre o retorno do investimento e a melhorar a capacidade de planeamento. Todas são formas infalíveis de tornar a sua empresa mais rentável e produtiva.
Metodologias
Se a sua equipa depende de um determinado método de planeamento de projetos, há muitas ferramentas das quais pode tirar partido. Por exemplo, se usa as metodologias de gestão de projetos Kanban e Agile, consegue aplicar esta abordagem com mais eficácia num software adaptado a esses métodos. Algumas ferramentas oferecem ainda modelos de fluxo de trabalho específicos para estas metodologias populares.
Automações
Alivie os seus gestores de projeto para se concentrarem no que realmente importa — e deixe que a automação trate dos pormenores. As funcionalidades de automação de fluxos de trabalho poupam tempo aos gestores de projeto. Ora porquê? Acionam automaticamente atualizações de estado ou relatórios, atribuem tarefas com base no estado de tarefas anteriores ou, se assim o entender, até podem ajustar atribuições ou prazos com base nos dados de utilização dos membros da equipa.
Integrações
A maioria das ferramentas de gestão de projetos oferece integrações nativas ou de terceiros com outras ferramentas. Opte por uma plataforma que ofereça integrações fluidas com os elementos-chave do seu conjunto tecnológico, incluindo a sua loja online, o fornecedor de e-mail, o sistema de armazenamento de ficheiros e a aplicação de calendário. Tal como quer que os seus colaboradores trabalhem todos como uma unidade coesa, pode obter o mesmo efeito com um ecossistema de software bem afinado e devidamente integrado.
Facilidade de utilização
Gerir projetos torna-se muito mais fácil, tanto para os gestores de projeto como para o resto da equipa, quando todos conseguem compreender o sistema de forma intuitiva. Os seus colaboradores vão passar muito tempo na plataforma de gestão de projetos. Escolha uma ferramenta com uma interface fácil de usar e um design de funcionalidades simples de perceber. Evitar ferramentas com curvas de aprendizagem acentuadas também facilita a integração de novos utilizadores e simplifica qualquer transição nas funções de gestão de projetos.
Armazenamento
Grande parte do trabalho vai ficar guardada nas ferramentas de gestão de projetos. Integrar o seu sistema de armazenamento de ficheiros com a ferramenta pode aumentar a eficiência e melhorar a colaboração. Ou seja, simplifica o controlo de versões e elimina a necessidade dos membros da equipa trocarem documentos por e-mail ou procurarem ficheiros em sistemas separados.
As melhores ferramentas de gestão de projetos
Uma boa ferramenta de gestão de projetos pode aumentar a eficiência, melhorar a colaboração interna, elevar a qualidade do trabalho e ajudar a entregar projetos complexos a tempo de forma consistente. Comece a sua pesquisa com esta visão geral das 8 melhores ferramentas de gestão de projetos para empresários.
Monday.com
O Monday.com é uma solução de gestão de projetos que ajuda a simplificar fluxos de trabalho, gerir tarefas e a acompanhar o progresso. Dispõe de modelos personalizáveis de automação de fluxos de trabalho, uma função de quadro branco colaborativo e uma interface intuitiva com código de cores e um painel de controlo personalizável. Também terá acesso a várias visualizações de projeto, incluindo cronogramas, calendários e diagramas de Gantt.
Funcionalidades
- Fluxos de trabalho personalizáveis.
- Várias visualizações de projeto.
- Mais de 200 modelos personalizáveis.
- Fluxos de trabalho automatizados.
- Aplicações para telemóvel e computador.
- Painel de controlo personalizável.
- Quadros brancos colaborativos.
- Apoio ao cliente 24 horas por dia nos planos pagos.
- Mais de 200 aplicações e integrações.
- Plano gratuito disponível.
Preços
- Versão gratuita disponível.
- Basic: 9 € por utilizador/mês.
- Standard: 12 € por utilizador/mês.
- Pro: 19 € por utilizador/mês.
- Enterprise: contactar a equipa de vendas.
ClickUp
O ClickUp é uma plataforma de produtividade flexível que ajuda as empresas a gerir projetos, conhecimento, recursos, operações, desenvolvimento de produtos e relações com clientes, tudo num pacote elegante.
Automatize fluxos de trabalho e facilite a comunicação com várias funcionalidades de colaboração. As funcionalidades de gestão das relações com clientes (CRM) incluem ficheiros e pastas partilháveis, atualizações de estado e fluxos de aprovação. Uma função de registo de tempo, um assistente de IA generativa e uma ferramenta de gestão de portefólios também fazem desta oferta uma opção que se destaca.
Funcionalidades
- Várias visualizações de projeto.
- Grupos de utilizadores.
- Assistente de IA ClickUp Brain.
- Mais de 1000 ferramentas e integrações.
- Mais de 1000 modelos de fluxo de trabalho, design e conteúdo.
- CRM.
- Gravação de vídeo dentro da plataforma.
- Apoio ao cliente 24 horas por dia.
- Documentos colaborativos.
- Chat dentro da plataforma.
- Aplicações para telemóvel e computador.
- Plano gratuito disponível.
Preços
- Versão gratuita disponível.
- Unlimited: 7 dólares por utilizador/mês.
- Business: 12 dólares por utilizador/mês.
- Enterprise: contactar a equipa de vendas.
Miro
O Miro é um espaço de trabalho visual colaborativo com funcionalidades de gestão de projetos. Aproveite os mais de 1000 modelos predefinidos, que incluem quadros Kanban, mapas mentais, diagramas de Gantt e fluxogramas.
Os utilizadores podem editar quadros e gerar diagramas, resumos e documentos com o Miro AI, bem como utilizar ferramentas de programação para personalizar a plataforma. Também pode usar esta ferramenta por conta das suas funcionalidades centradas em reuniões, como sessões em grupos separados, votações, um temporizador e uma ferramenta de gestão de agendas.
Funcionalidades
- Mais de 100 aplicações e integrações.
- Histórico de versões.
- Miro AI.
- Apresentações de vídeo interativas.
- Pastas de projeto.
- Ferramentas de programação.
- Temporizador de reuniões.
- Mais de 1000 modelos.
- Opções de personalização da marca.
- Aplicações para telemóvel e computador.
- Gestão de permissões.
- Plano gratuito disponível.
Preços
- Versão gratuita disponível.
- Starter: 8 € por utilizador/mês.
- Business: 20 € por utilizador/mês.
- Enterprise: contactar a equipa de vendas.
Asana
A plataforma de gestão de projetos Asana oferece várias visualizações de projeto (incluindo listas de tarefas, calendários, cronogramas de projetos, diagramas de Gantt e quadros) e permite aos membros da equipa alternar entre visualizações e personalizar a apresentação da sua caixa de tarefas pessoal.
A ferramenta de IA da Asana consegue criar tarefas, resumir conteúdos, sugerir melhorias de processos e responder a perguntas. Como tal, ajuda as equipas a simplificar fluxos de trabalho e acelerar os processos de planeamento. Ao contrário de muitos outros sistemas de software de gestão de projetos, a Asana oferece ainda armazenamento ilimitado de ficheiros em todos os planos.
Funcionalidades
- Várias vistas de projeto.
- Modelos de fluxo de trabalho personalizáveis.
- Caixa de tarefas personalizável.
- Armazenamento ilimitado de ficheiros.
- Automação de fluxos de trabalho.
- Asana AI.
- Definições de notificação personalizáveis.
- Mais de 450 aplicações e integrações.
- Relatórios de progresso, despesas e receitas.
- Plano gratuito disponível.
Preços
- Versão gratuita disponível.
- Starter: 10,99 € por utilizador/mês.
- Advanced: 24,99 € por utilizador/mês.
Basecamp
O Basecamp simplifica os processos de gestão de projetos às equipas pequenas.
A sua abordagem de “menos é mais” privilegia as funcionalidades essenciais de gestão de projetos. Além disso, reduz as distrações através de controlos de notificações e de apresentações dos projetos numa única página. Ainda assim, inclui todo o essencial, como armazenamento de documentos, mensagens na aplicação, funções de agendamento e acompanhamento, e apoio à faturação e integração.
Funcionalidades
- Mensagens dentro da plataforma.
- Listas de tarefas.
- Painel de utilizador numa única página.
- Ferramenta de agendamento.
- Chat de grupo.
- Armazenamento de ficheiros.
- Visualização do progresso.
- Menu de notificações centralizado.
- Proteções de notificações.
- Ferramentas de faturação e integração.
- Biblioteca de integrações de terceiros.
- Aplicações para telemóvel e computador.
- Apoio ao cliente 24 horas por dia no plano Pro.
- Período de teste gratuito de 30 dias.
Preços
- Freelancer: 29 dólares por utilizador/mês.
- Pro: 79 dólares por mês para utilizadores ilimitados.
- Pro Plus: 99 dólares por mês para utilizadores ilimitados.
- Pro Unlimited: 199 dólares por mês para utilizadores ilimitados.
Airtable
O Airtable é uma plataforma de criação de aplicações sem código que ajuda as equipas a desenvolver soluções personalizadas para processos empresariais relevantes, incluindo desenvolvimento de produtos e gestão de fluxos de trabalho, projetos, finanças, operações e recursos humanos. Permite visualizações de calendário, quadros Kanban, galerias e grelhas, e oferece um assistente de IA capaz de resumir notas, categorizar feedback, encaminhar tarefas e criar conteúdos.
Funcionalidades
- Várias visualizações de projeto.
- Armazenamento de ficheiros.
- Criador de interfaces.
- Desenvolvimento de aplicações sem código.
- Relatórios flexíveis.
- Suplemento Airtable AI.
- Automação de fluxos de trabalho.
- Plano gratuito disponível.
Preços
- Versão gratuita disponível.
- Team: 20 dólares por utilizador/mês.
- Business: 45 dólares por utilizador/mês.
- Enterprise: contactar a equipa de vendas.
- Suplemento Airtable AI: 6 dólares por utilizador/mês.
Wrike
O Wrike é uma solução de software de gestão de projetos fácil de usar que recorre a uma interface semelhante a uma folha de cálculo e inclui funcionalidades de planeamento, acompanhamento, gestão de recursos e relatórios. Oferece várias visualiazações de projeto e suporta as metodologias Kanban e Agile.
Funcionalidades
- Automação de fluxos de trabalho.
- Aplicações para telemóvel e computador.
- Várias vistas de projeto.
- Painel de projeto.
- Ferramenta de IA generativa.
- Armazenamento de ficheiros.
- Ferramenta de pedidos de clientes.
- Aplicações para telemóvel e computador.
- Aprovação e edição dentro da plataforma.
- Ferramentas de planeamento de recursos.
- Biblioteca de integrações.
- Plano gratuito disponível.
Preços
- Versão gratuita disponível.
- Business: 10 dólares por utilizador/mês.
- Team: 25 dólares por utilizador/mês.
- Enterprise: contactar a equipa de vendas.
- Pinnacle: contactar a equipa de vendas.
Zoho Projects
A Zoho Projects é a plataforma de gestão de projetos da empresa multinacional de software empresarial Zoho. Integra-se com o conjunto de tecnologias de trabalho da Zoho (incluindo o seu CRM, sistema de vendas, ferramenta de análise e plataforma de armazenamento de ficheiros) e oferece integrações de terceiros para aplicações Google e Microsoft, bem como, para uma série de outras tecnologias populares no local de trabalho.
Oferece um criador de diagramas de Gantt, relatórios de projetos automatizados, folhas de registo de horas dentro da plataforma e faturação automatizada através da integração com o Zoho Invoice. É também mais acessível face a muitas outras ferramentas de gestão de projetos, tem um plano gratuito e um preço empresarial de 9 € por membro da equipa, por mês, com faturação anual.
Funcionalidades
- Várias visualizações de projeto.
- Folhas de registo de horas.
- Fóruns.
- Faturação automatizada com o Zoho Invoice.
- Biblioteca de integrações.
- Armazenamento de ficheiros.
- Chat dentro da plataforma.
- Modelos de projeto.
- Notificações de aprovação.
- Registo de tempo nos planos pagos.
- Relatórios de projetos.
- Aplicação para telemóvel e computador.
- Plano gratuito disponível.
Preços
- Versão gratuita disponível.
- Premium: 4 € por utilizador/mês.
- Enterprise: 9 € por utilizador/mês.
- Ultimate: 14 € por utilizador/mês.
Perguntas frequentes sobre ferramentas de gestão de projetos
Como escolher as melhores ferramentas de gestão de projetos?
Avalie o seu orçamento, objetivos e necessidades de gestão de projetos e crie uma lista das funcionalidades e recursos indispensáveis. Em seguida, pesquise soluções de gestão de projetos e escolha a plataforma que melhor se adequa. Se não conseguir encontrar uma que caiba no seu orçamento com todas as ferramentas de que precisa, pondere escolher uma ferramenta de gestão de projetos gratuita ou de baixo custo e acrescentar funcionalidades através de integrações.
Qual é a ferramenta de gestão de projetos mais popular?
A Asana, a Zoho Projects e a Monday.com são todos sistemas de gestão de projetos populares.
A Google tem alguma ferramenta de gestão de projetos?
A Google não disponibiliza uma ferramenta unificada de gestão de projetos, mas muitas empresas recorrem a aplicações como o Google Calendar, o Gmail, o Google Tasks e o Google Drive para apoiar a gestão dos seus projetos.
