Ta ut lønn fra AS: Slik gjør du det riktig

Et aksjeselskap (AS) er en egen juridisk enhet, og som aksjonær har du som hovedregel begrenset ansvar for selskapets gjeld. Du kan også være ansatt i selskapet du eier. Når virksomheten begynner å få inntekter, må du derfor skille mellom pengene som tilhører selskapet, og det du kan bruke privat.

Men hvordan tar du ut lønn fra AS, og når kan utbytte være et alternativ? Her får du en oversikt over forskjellene og de praktiske oppgavene som følger med. Veiledningen gjelder et norsk AS som du eier direkte som privatperson, og der du er skattemessig bosatt i Norge.

Slik fungerer skatt i et norsk AS

Et norsk AS er et eget skattesubjekt og betaler skatt av sitt skattepliktige overskudd. Du som eier beskattes av lønn og utbytte du mottar fra selskapet. Hvordan du tar ut penger, påvirker derfor både selskapets kostnader, din skatt og hvilke sosiale rettigheter du kan opparbeide.

Selskapet og eieren er separate skattesubjekter

Overskuddet i et AS regnes ikke automatisk som din personlige inntekt. Det gjelder både når du eier alle aksjene selv, og når selskapet har flere aksjonærer. Du må behandle hver utbetaling etter hva den faktisk gjelder:

• Selskapets skatt: AS-et betaler skatt av sitt skattepliktige overskudd. Reelle lønnskostnader og tilhørende arbeidsgiverkostnader er som hovedregel fradragsberettigede. Utbytte er derimot en utdeling til eierne, ikke en fradragsberettiget lønnskostnad.
• Din personlige skatt: Du betaler skatt av lønn som arbeidstaker og av skattepliktig utbytte som aksjonær. Penger som blir stående i selskapet, blir ikke lønn eller utbytte bare fordi du eier aksjene.

Her er det en viktig forskjell mellom enkeltpersonforetak og aksjeselskap. I et enkeltpersonforetak beskattes eieren av virksomhetens overskudd, uavhengig av private uttak. I et AS må selskapets økonomi og eierens privatøkonomi holdes atskilt, også i regnskapet.

Lønn og utbytte beskattes forskjellig

Du kan ta ut lønn for arbeidet du gjør som ansatt, og du kan motta utbytte når vilkårene for utdeling er oppfylt. Noen eiere kombinerer begge deler. Hva som passer, avhenger blant annet av selskapets økonomi, din øvrige inntekt og behovet for å opparbeide sosiale rettigheter.

• Lønn: Selskapet trekker skatt etter skattekortet og beregner arbeidsgiveravgift etter reglene som gjelder. Lønnen inngår i din personlige inntekt og kan gi grunnlag for blant annet sykepenger, foreldrepenger og pensjon. Rettighetene avhenger av faktisk utbetalt lønn og vilkårene for den enkelte ytelsen.
• Utbytte: Selskapet deler ut midler til aksjonærene etter aksjelovens regler. For deg som personlig aksjonær beregnes skatten etter aksjonærmodellen, med fradrag for eventuell skjerming. Utbytte gir ikke de samme sosiale rettighetene som lønn, og selskapet får ikke fradrag for utdelingen.

Du blir ikke automatisk arbeidstaker fordi du eier aksjer eller er styreleder. Skal du ta ut lønn som ansatt, må det være et reelt arbeidsforhold. Sammenlign også den samlede skatten og selskapets kostnader før du velger mellom lønn og utbytte, gjerne sammen med en regnskapsfører.

Slik tar du ut lønn fra AS i 4 trinn

1. Avklar rollen din som ansatt
2. Beregn lønn og samlede kostnader
3. Kjør lønn og rapporter utbetalingen
4. Vurder utbytte som et eget alternativ

En ryddig lønnsprosess starter før pengene overføres. Avklar arbeidsforholdet, finn ut hva selskapet kan betale, og etabler rutiner for regnskapsføring, skattetrekk og rapportering.

1. Avklar rollen din som ansatt

Når du ansetter deg selv i eget AS, skal du ha en skriftlig arbeidsavtale. Den bør tydelig beskrive arbeidsoppgaver, stillingsomfang, avtalt lønn og tidspunkt for utbetaling. Arbeidsforholdet rapporteres gjennom a-meldingen, som også brukes til registrering i Arbeidsgiver- og arbeidstakerregisteret (Aa-registeret).

Hold bedriftskontoen og din personlige bankkonto atskilt. Betal lønn fra selskapet til deg som privatperson, og sørg for at overføringen stemmer med lønnsbilaget. En egen bedriftskonto gjør det enklere å følge pengestrømmen og dokumentere hva hver utbetaling gjelder.

Har selskapet flere eiere, bør dere skille mellom betaling for arbeid og avkastning på aksjene. Eierandel og arbeidsinnsats er ikke nødvendigvis like. Avklar arbeidsvilkårene for hver ansatt, og hold lønnsavtalene atskilt fra beslutninger om utbytte.

Få dette på plass før første lønnskjøring:

• Arbeidsforholdet: Dokumenter ansettelsen og opplysningene som skal rapporteres, blant annet startdato, stillingsprosent og avtalt lønn.
• Lønnsrutiner: Hent skattekort, avklar utbetalingsdato og velg et lønnssystem eller en regnskapsfører som kan håndtere norske krav. Vurder samtidig hvilken regnskapsprogramvare virksomheten trenger.

2. Beregn lønn og samlede kostnader

Ta utgangspunkt i hva selskapet faktisk har råd til over tid. Et godt salgstall betyr ikke nødvendigvis at pengene er tilgjengelige til lønn. Du må også dekke varekjøp, husleie, avgifter og andre forpliktelser. Et oppdatert regnskap for nettbutikken gir et bedre grunnlag for å vurdere dette.

Bruttolønnen er beløpet før skattetrekk, mens nettolønnen er det du får utbetalt. For selskapet kommer arbeidsgiverkostnader i tillegg, blant annet arbeidsgiveravgift og feriepenger. Ta også høyde for forsikringer og eventuell plikt til tjenestepensjon. Vurder selskapets samlede kostnader fremfor bare beløpet som kommer inn på privatkontoen.

Sett opp et budsjett som skiller mellom:

• Lønn og arbeidsgiverkostnader: Beregn avtalt bruttolønn, arbeidsgiveravgift, feriepenger og andre kostnader som gjelder for arbeidsforholdet.
• Drift og buffer: Sett av penger til øvrige regninger, skatt og avgifter, samt perioder med lavere inntekter. God likviditet betyr at selskapet kan betale forpliktelsene sine når de forfaller.

3. Kjør lønn og rapporter utbetalingen

Bruk lønnssystemet til å beregne bruttolønn, forskuddstrekk og nettolønn med utgangspunkt i skattekortet og lønnsopplysningene. Overfør nettolønnen til privatkontoen. Lønnskjøringen må også dokumenteres i regnskapet, slik at lønnsbilaget, betalingen og rapporteringen henger sammen.

Forskuddstrekket skal betales direkte til Skatteetaten senest første virkedag etter lønnsutbetalingen. Det er en egen betalingsfrist, selv om fristen for a-meldingen kommer senere. Arbeidsgiveravgiften har separate betalingsfrister. Legg derfor både utbetaling, rapportering og innbetaling til myndighetene inn i rutinene dine.

Dette må du følge opp ved lønnskjøring:

• A-melding: Rapporter lønn, forskuddstrekk og arbeidsforhold.
• Lønnsslipp: Gi den ansatte en lønnsslipp ved utbetaling eller straks etterpå. Den skal vise blant annet bruttolønn, skattetrekk, andre trekk, nettolønn og beregningsmåten for feriepenger.
• Arbeidsgiveravgift: Beregn avgiften etter reglene som gjelder for selskapet, og betal den ved de ordinære terminfristene.
• Bokføring: Oppbevar lønnsbilag og betalingsdokumentasjon, og kontroller at beløpene er ført riktig. Gode rutiner for regnskap for nettbutikker gjør det lettere å oppdage avvik og rette feil.

4. Vurder utbytte som et eget alternativ

Utbytte kan være et alternativ eller supplement til lønn, men er ikke et fritt privatuttak fra bedriftskontoen. Det er heller ikke slik at utbytte alltid gir lavest samlet skatt.

Før selskapet deler ut utbytte, må du blant annet kontrollere:

• Utdelingsgrunnlaget: Ordinært utbytte bygger på sist godkjente årsregnskap og begrenses av aksjelovens regler.
• Økonomien etter utdelingen: Selskapet skal fortsatt ha forsvarlig egenkapital og likviditet. At det står penger på bankkontoen, betyr ikke i seg selv at hele beløpet kan deles ut.
• Beslutningen: Som hovedregel vedtar generalforsamlingen utbyttet etter forslag fra styret. Dokumenter beslutningen i protokollen, også når du er eneste aksjonær.
• Rapportering og skatt: Selskapet rapporterer utbyttet i aksjonærregisteroppgaven. Du må kontrollere opplysningene i din egen skattemelding og sørge for at skatten blir betalt. Ikke legg til grunn at selskapet trekker skatt slik det gjør ved vanlig lønn.