Xero vs. QuickBooks: ¿qué programa de contabilidad es mejor en 2027?

Descargo de responsabilidad: esta guía está redactada para fines informativos y no constituye asesoramiento legal de ningún tipo. Recomendamos asesorarte siempre con un profesional. Lee el descargo completo aquí.

La elección de un programa de contabilidad influye en todo, desde el seguimiento diario de los gastos hasta la elaboración de informes financieros y la planificación a largo plazo. El plan adecuado también debe adaptarse a tu forma de vender y a las personas que se encargan de la contabilidad de tu empresa.

Datos extraídos del Informe Emprende muestran que el 59,1 % de las empresas españolas encuestadas ya utiliza software de facturación, y el 49,7 % lo utiliza concretamente para tareas de contabilidad. A la hora de elegir una solución, conviene comparar los precios, los límites de usuarios y las funciones específicas para comercios de cada proveedor.

Xero y QuickBooks Online son dos programas que ofrecen herramientas de contabilidad basadas en la nube. A continuación encontrarás una comparación de sus funciones, planes de precios e integraciones con Shopify, además de los pros y contras que debes tener en cuenta para tu tienda.

¿Qué es Xero?

Xero es un programa de contabilidad basado en la nube para pequeñas y medianas empresas. Lanzado en 2006, ofrece herramientas para la facturación, la conciliación bancaria, la gestión de gastos, el seguimiento de existencias y la elaboración de informes financieros. 

Sin embargo, ni su interfaz ni la documentación están disponibles en español, una limitación que puede dificultar su uso a las empresas que necesitan trabajar en este idioma.

Xero utiliza la automatización contable para reducir el trabajo manual. Tu equipo puede revisar las coincidencias de transacciones y hacer un seguimiento de las facturas pendientes de pago desde la misma cuenta.

Las funciones de Xero incluyen:

• Facturación online. Crea facturas con el logotipo de tu empresa, programa facturas periódicas y envía recordatorios de pago automáticos para gestionar las cuentas por cobrar. Acepta pagos a través de servicios como Stripe o GoCardless, con comisiones de tramitación independientes. Xero no ofrece compatibilidad nativa confirmada con VeriFactu, por lo que las empresas que lo utilicen para emitir facturas deben comprobar qué soluciones adicionales necesitan para cumplir la normativa de facturación. Descubre la función de facturación de Xero.
• Conciliación bancaria. Importa las transacciones a través de las conexiones bancarias y concílialas con tus registros contables. Los planes Standard y Premium incorporan la conciliación automática para las transacciones que cumplan los requisitos.
• Gestión de gastos. Captura facturas y recibos con Smart Document Capture en todos los planes de contabilidad. Envía y aprueba las solicitudes de reembolso de gastos de los empleados a través de Xero Expenses.
• Gestión de existencias. Realiza un seguimiento de las cantidades de existencias, el valor del inventario y el coste de bienes vendidos con herramientas básicas de gestión de inventario. Añade integraciones para gestionar flujos de trabajo de inventario más complejos, como la gestión de varios almacenes.
• Contabilidad multidivisa. Registra facturas, recibos de proveedores y saldos bancarios en más de 160 divisas, con actualizaciones automáticas de los tipos de cambio. Disponible en el plan Premium.
• Seguimiento de proyectos. Registra el tiempo y los gastos correspondientes a cada trabajo para comparar los costes del proyecto con los ingresos. Utiliza el Time Tracking de Xero para realizar un seguimiento del trabajo facturable y evaluar la rentabilidad.
• Informes financieros. Elabora estados financieros, incluidas las cuentas de resultados y los balances. Accede a las previsiones de flujo de caja para un plazo de 30 días en el plan Starter, de 60 días en el plan Standard y de 180 días en el plan Premium.
• Gestión de usuarios. Todos los planes permiten invitar a un número ilimitado de usuarios, incluidos tu asesor contable y tu gestor. Asigna permisos para controlar a qué información financiera puede acceder cada persona.
• Panel de control integral. Consulta los saldos bancarios, las facturas pendientes y los recibos desde el panel de control de contabilidad. Supervisa las cifras a medida que se actualizan tus transacciones y tus registros contables.

La integración de Xero con Shopify importa las ventas de Shopify a Xero en forma de resúmenes diarios o transacciones individuales, y permite conciliar los reembolsos y las comisiones de pago. 

Los comerciantes que necesiten un flujo de trabajo de contabilidad diferente pueden utilizar aplicaciones de terceros, como Xero Connector de CarryTheOne, que genera facturas de Xero a partir de los pedidos de Shopify y las ventas en el punto de venta.

Planes de precios de Xero

Xero ofrece tres planes de precios. Las tarifas mensuales estándar que figuran a continuación no incluyen los impuestos aplicables ni los descuentos de lanzamiento.

Ventajas e inconvenientes de Xero

Ventajas

• Acceso del equipo. El número ilimitado de usuarios generales permite que tu contable, tu asesor fiscal y tus empleados trabajen en la misma cuenta. Puedes asignar a cada persona un nivel de acceso adecuado.
• Importaciones desde Shopify. Las integraciones de ventas permiten importar las ventas, los reembolsos y las comisiones de pago de Shopify, lo que reduce la introducción manual de datos. 

Desventajas

• Limitaciones del plan Starter. El plan Starter limita el número de facturas emitidas y facturas de proveedores. Comprueba cómo registra las transacciones tu conector de Shopify, ya que las facturas importadas pueden contabilizarse para el límite. El plan Standard elimina esa limitación.
• Precios en varias divisas. La contabilidad en moneda extranjera está reservada al plan Premium. Ten en cuenta el coste de ese plan si necesitas registrar facturas de proveedores o saldos bancarios en otras divisas.
• Costes adicionales de integración. Para adaptar Xero a determinados procesos de una empresa española, puedes necesitar aplicaciones de terceros. Por ejemplo, Quaderno ofrece una integración con Xero que anuncia compatibilidad con VeriFactu, mientras que CarryTheOne conecta Shopify con Xero. Estos servicios tienen sus propias tarifas y condiciones, que debes sumar al coste de la suscripción contable.

¿Qué es QuickBooks?

QuickBooks es un programa de contabilidad de Intuit. Esta comparativa se centra en QuickBooks Online, la solución de contabilidad en la nube de la compañía. QuickBooks Desktop es un producto independiente.

QuickBooks Online incluye herramientas para crear facturas, controlar los gastos y consultar informes financieros. Los planes superiores incluyen funciones de gestión de inventario y seguimiento de la rentabilidad de los proyectos. 

También permite registrar manualmente gastos salariales y otros movimientos relacionados mediante asientos contables, aunque esto no equivale a disponer de una herramienta de gestión de nóminas.

Las funciones de QuickBooks Online incluyen:

• Facturación online. Crea facturas personalizadas, consulta el estado de los pagos y programa recordatorios automáticos para avisar a tus clientes de los vencimientos. QuickBooks Online no dispone de integración directa con VeriFactu, por lo que las empresas que lo utilicen para emitir facturas deberán buscar soluciones adicionales para cumplir los requisitos de facturación aplicables en España.
• Conciliación bancaria. Conecta tus cuentas bancarias y tarjetas para importar automáticamente los movimientos y facilitar su registro y conciliación. Si tu entidad no admite la conexión, puedes importar los movimientos manualmente.
• Gestión de gastos. Fotografía tus recibos con la aplicación móvil de QuickBooks y asócialos a las transacciones registradas. Revisa las categorías de gastos para mantener tus registros organizados.
• Gestión de existencias. Controla las unidades disponibles, calcula el coste de los productos vendidos y establece niveles mínimos de existencias para recibir avisos cuando tengas que reponer productos. Descubre cómo gestionar las existencias en QuickBooks. Esta función está disponible en los planes Plus y Advanced.
• Contabilidad multidivisa. Registra operaciones en distintas monedas y convierte automáticamente los importes a la divisa local de tu empresa. La función está disponible en los planes Essentials, Plus y Advanced. Ten en cuenta que, una vez activada, no podrás deshabilitarla ni cambiar la divisa local.
• Seguimiento de proyectos. Agrupa los ingresos, gastos y costes de mano de obra de cada proyecto para analizar su rentabilidad. Disponible en los planes Plus y Advanced.
• Informes financieros. Elabora estados financieros, incluidas las cuentas de resultados y los balances. Desglosa los ingresos y gastos por segmentos con el seguimiento por categorías y por ubicaciones en las versiones Plus y Advanced; por ejemplo, para comparar la rentabilidad entre tiendas.
• Registro de horas. Registra las horas trabajadas por proyecto o cliente y marca las que sean facturables para añadirlas posteriormente a las facturas. Esta función está disponible en todos los planes de QuickBooks.
• Gestión de impuestos. QuickBooks puede calcular los impuestos aplicables al crear facturas y recibos de venta, teniendo en cuenta la ubicación de la operación y los productos o servicios vendidos. Para ello, es necesario configurar previamente los impuestos y clasificar los productos y servicios según estén sujetos a ellos o no. Consulta la disponibilidad y el alcance de estas funciones para las empresas españolas antes de utilizarlas para gestionar el IVA.
• Integración con aplicaciones. Utiliza la aplicación QuickBooks en Shopify para importar a QuickBooks Online las ventas, los reembolsos, las comisiones y los pagos de Shopify. También permite registrar los pedidos B2B como facturas en QuickBooks.

Los comerciantes que hayan cambiado de QuickBooks Desktop POS a Shopify POS y hayan conservado la contabilidad en QuickBooks Desktop pueden utilizar la aplicación QuickBooks Desktop Connector para sincronizar los datos de ventas y compras con sus cuentas de QuickBooks Desktop.

Planes y precios de QuickBooks Online

QuickBooks Online ofrece cuatro planes para empresas: Simple Start, Essentials, Plus y Advanced. Los precios indicados corresponden a las tarifas mensuales estándar vigentes en noviembre de 2026, antes de aplicar descuentos promocionales e impuestos.

Ventajas e inconvenientes de QuickBooks

Ventajas

• Informes para comercios. Los planes Plus y Advanced permiten clasificar los ingresos y gastos por clases y ubicaciones, lo que facilita comparar los resultados de distintas tiendas o líneas de productos.
• Integración con Shopify. La aplicación de Intuit importa los datos de ventas, reembolsos y pagos de Shopify a QuickBooks Online. Al vincular estos movimientos con los pagos recibidos, puedes agilizar la conciliación de las transacciones de tu tienda.

Desventajas

• Funciones reservadas a planes superiores. La gestión de inventario solo está incluida en los planes Plus y Advanced. Si utilizas Simple Start o Essentials, tendrás que cambiar a uno de estos planes para acceder a ella.
• Límite de usuarios. Plus permite hasta cinco usuarios estándar, sin contar el acceso del contable. Antes de contratarlo, calcula cuántas personas necesitan acceso a sus funciones. Si tu equipo es más numeroso, tendrás que valorar Advanced, que admite hasta 25 usuarios.
• Costes adicionales de aplicaciones. Algunas aplicaciones de terceros integradas con QuickBooks pueden tener sus propias tarifas. Comprueba esos costes antes de contratarlas, ya que no están necesariamente incluidos en la suscripción.
• Adaptación limitada a la normativa española. QuickBooks Online no dispone de integración directa confirmada con VeriFactu. Las empresas españolas que lo utilicen para emitir facturas tendrán que comprobar qué soluciones adicionales necesitan para cumplir los requisitos de facturación aplicables.

Xero vs. QuickBooks: ¿en qué se diferencian? 

Xero permite añadir usuarios generales ilimitados a sus planes. QuickBooks Online limita el número de usuarios y reserva algunas funciones, como el seguimiento del inventario, para los planes más caros.

Aquí tienes una comparación de sus ofertas.

Precios y límites de usuarios

Xero no aplica recargos en función del número de usuarios, ya que todos los planes permiten un número ilimitado de usuarios generales. QuickBooks Online limita la cantidad de usuarios estándar según el nivel de suscripción, pero ofrece un acceso independiente para los contables.

Las versiones Simple Start, Essentials y Plus de QuickBooks permiten dos usuarios de empresa contable, mientras que la versión Advanced permite tres. Compara el plan más básico que se ajuste a tus necesidades reales. Una empresa que necesite seis usuarios estándar superaría el límite de cinco usuarios de QuickBooks Plus y podría necesitar la versión Advanced. 

Con Xero, los límites de facturas de venta y de proveedor del plan Starter pueden obligar a cambiar a un plan superior, aunque el acceso de usuarios generales sea ilimitado. Antes de comparar el coste total, ten en cuenta las posibles tarifas adicionales de las aplicaciones de terceros que necesites integrar con cada plataforma.

Funciones y facilidad de uso

Xero incluye funciones básicas de seguimiento del inventario en todos sus planes, mientras que QuickBooks, por su parte, incorpora herramientas de seguimiento por clases y ubicaciones en sus planes Plus y Advanced. Para gestionar operaciones de inventario más complejas, los usuarios de Xero pueden recurrir a aplicaciones de terceros integradas con la plataforma.

A efectos de presentación de informes, ambos proporcionan los estados financieros básicos. QuickBooks Advanced incluye informes personalizados y permisos ampliados. Las herramientas de generación de informes y previsión financiera de Xero también varían según el plan contratado.

La facilidad de uso depende, en parte, de quién se encargue de la contabilidad y de tus procesos de trabajo actuales. 

Durante el periodo de prueba, comprueba cómo se realizan las tareas habituales de teneduría de libros y contabilidad. Concilia un pago de Shopify que incluya un reembolso y comprueba lo fácil que resulta rastrear el origen de un ingreso bancario hasta las transacciones originales para corregir una categoría.

Integraciones y disponibilidad geográfica

Ambas plataformas permiten importar la actividad de Shopify mediante aplicaciones de contabilidad y conciliar los movimientos con las transacciones bancarias. Sin embargo, el modo en que registran las operaciones varía. El método de registro de cada integración determina lo fácil que resulta relacionar las ventas, los reembolsos y las comisiones con los pagos recibidos.

La integración de Shopify con Xero permite importar resúmenes diarios o registrar las ventas individualmente. Por su parte, la app de QuickBooks Online para Shopify importa la actividad de ventas y los detalles de los pagos. 

Antes de importar datos históricos, comprueba si la aplicación registra cada pedido por separado o agrupa las operaciones y cómo permite conciliar los pagos recibidos.

Para cobrar facturas fuera de la pasarela de pago de Shopify, ambas plataformas funcionan de manera similar. Xero permite integrar proveedores de pago externos, como Stripe. 

QuickBooks Online también admite integraciones con proveedores externos para gestionar los cobros y sincronizar los pagos con la contabilidad. Ten en cuenta que los proveedores de pago aplican sus propias comisiones y condiciones, independientes de la suscripción contable.

Las empresas que operan con distintas divisas necesitan las funciones de contabilidad multidivisa de Xero Premium o de los planes Essentials, Plus y Advanced de QuickBooks Online. Comprueba tus divisas, tus fuentes bancarias y la versión local del producto antes de suscribirte. El hecho de registrar operaciones en moneda extranjera no implica automáticamente que se puedan procesar pagos internacionales.

En cuanto a las cuentas por pagar, ambas plataformas permiten registrar las facturas de proveedores, controlar sus fechas de vencimiento y hacer un seguimiento de los pagos pendientes. También permiten registrar pagos totales o parciales y asociarlos a las facturas correspondientes.

Shopify también ofrece informes fiscales que resumen los impuestos aplicados a las ventas. Además, puedes exportar informes con el detalle de las ventas, los impuestos, las devoluciones y los gastos de envío para facilitar la preparación de tus declaraciones fiscales o compartir la información con tu asesoría.

Registro de horas

Xero permite registrar el tiempo dedicado a los proyectos para calcular sus costes y facturar el trabajo realizado. QuickBooks Online también permite registrar las horas trabajadas y marcar las que son facturables para incluirlas posteriormente en las facturas. Esta función está disponible en todos sus planes.

Ten en cuenta que estas herramientas de seguimiento del tiempo son distintas de los sistemas de monitorización de empleados y de las hojas de horas utilizadas para gestionar las nóminas. Si necesitas controlar la jornada laboral de tu plantilla o gestionar las nóminas en España, tendrás que recurrir a un sistema que cumpla los requisitos del registro de jornada establecidos por la normativa española.

Atención al cliente

Xero ofrece asistencia online y permite solicitar que su equipo de soporte se ponga en contacto contigo por teléfono. QuickBooks Online ofrece un asistente integrado y artículos de ayuda. También dispone de opciones para contactar con el equipo de soporte, como el chat o la solicitud de una llamada, según la disponibilidad de cada cuenta.

Para contactar con el equipo de soporte de Xero, busca en Xero Central el artículo de ayuda que corresponda a tu consulta y selecciona «Get in Touch» (Contactar). Describe tu problema y solicita que te llamen si necesitas asistencia. Xero ofrece asistencia online las 24 horas del día, pero no publica ningún número de teléfono para recibir llamadas de los clientes.

Para contactar con el equipo de soporte de QuickBooks, inicia sesión en tu cuenta y selecciona «Ayuda». Selecciona «Contacto» para acceder a las opciones de asistencia o pídele al asistente que te ponga en contacto con un experto.

Cómo adaptar Xero y QuickBooks a VeriFactu

Aunque Xero y QuickBooks Online no ofrecen una integración nativa directa con VeriFactu, puedes recurrir a soluciones externas para adaptar los procesos de facturación a los requisitos españoles. Estas herramientas permiten gestionar la emisión de facturas y el envío de los registros a la Agencia Tributaria, mientras mantienes tu programa contable habitual.

• Xero con Quaderno: Quaderno permite gestionar la facturación compatible con VeriFactu y enviar los registros a la AEAT. También puede exportar facturas, gastos y abonos a Xero. La sincronización funciona en un solo sentido, de Quaderno a Xero: las facturas creadas directamente en Xero no se transfieren automáticamente a Quaderno.
• QuickBooks Online con Tempo: Strong Law and Compliance ofrece Tempo, una solución que conecta QuickBooks Online con su sistema de facturación mediante una API. Según el proveedor, Tempo procesa los datos de las facturas, los comunica a la AEAT y devuelve los documentos con el código QR y el identificador correspondiente a QuickBooks.

Estos son dos ejemplos de soluciones externas que puedes utilizar para adaptar los procesos de facturación de ambos programas. Antes de contratarlas, comprueba con cada proveedor las funciones disponibles, el alcance de la integración y los costes adicionales.

Xero vs. QuickBooks: ¿cuál deberías elegir?

La opción más adecuada depende de las tareas que necesites gestionar con el software de contabilidad de tu tienda. Compara la configuración completa, incluidas las aplicaciones adicionales y las condiciones de acceso para el personal, teniendo en cuenta estos cuatro escenarios:

• Empresas con necesidades de inventario más complejas. QuickBooks Online Plus y Advanced incluyen funciones de seguimiento del inventario, órdenes de compra e informes de existencias en la suscripción contable. Xero ofrece funciones básicas de seguimiento del inventario en todos sus planes.
• Empresas que necesitan varios usuarios a un coste menor. Xero permite añadir usuarios generales ilimitados en todos sus planes, sin que sea necesario contratar una suscripción superior. QuickBooks Online limita el número de usuarios estándar según el plan, por lo que las empresas con equipos contables más amplios deben tener en cuenta el coste de posibles cambios de plan.
• Empresas que necesitan registrar las horas de trabajo. Xero permite registrar el tiempo y los gastos asociados a los proyectos. QuickBooks Online ofrece seguimiento de las horas trabajadas y permite marcar las horas facturables para incluirlas posteriormente en las facturas. Esta función está disponible en todos sus planes.
• Empresas que operan con varias divisas. Xero Premium incluye funciones de contabilidad multidivisa. En QuickBooks Online, están disponibles en los planes Essentials, Plus y Advanced. Compara las divisas admitidas, los límites de usuarios, las integraciones y el coste total de cada suscripción.

Cuando hayas elegido un plan, instala la aplicación de contabilidad correspondiente para Shopify, como QuickBooks Online o Xero Connector by CarryTheOne. 

Consejo: Como buena práctica de contabilidad, revisa con tu asesoría cómo se asignan las cuentas y concilia un pago de prueba para comprobar que las ventas, los reembolsos, las comisiones y los impuestos se registran correctamente.

Alternativas a Xero y QuickBooks

Si ninguna de estas plataformas se adapta a las necesidades de tu empresa, puedes considerar otras alternativas, como FreshBooks, Zoho Books o Holded. Sus funciones y modelos de precios responden a distintas necesidades de facturación, contabilidad y gestión del inventario.

Los precios y las condiciones de los planes corresponden a noviembre de 2026, pueden variar y están sujetos a cambios. Comprueba las tarifas y la disponibilidad de las aplicaciones antes de contratar una suscripción. Para encontrar otras alternativas, consulta la guía de los mejores programas de contabilidad para pequeñas empresas.