¿Qué es QuickBooks? Usos y planes disponibles (2026)

La gestión financiera es fundamental para garantizar la rentabilidad de cualquier empresa. Por eso, si acabas de iniciar tu andadura comercial y aún no sabes qué es QuickBooks, este artículo te vendrá genial. 

Este software avanzado te facilitará el control contable y financiero de tu negocio, desde la monitorización de los gastos y los ingresos hasta el cálculo de los impuestos en las nóminas. 

Tanto si has constituido una empresa como si trabajas como autónomo, QuickBooks puede ayudarte a gestionar las cuestiones financieras de tu negocio de un modo más eficiente y transparente.

¿Qué es QuickBooks?

QuickBooks es un software de contabilidad desarrollado y comercializado por Intuit. Sus productos están orientados, principalmente, a pequeñas y medianas empresas a las que ofrece soluciones de contabilidad en la nube y on-premises (estas últimas, en mercados más limitados). El software permite automatizar muchas tareas habituales, como el registro de gastos e ingresos, la facturación a los clientes y la contabilidad de las nóminas. 

La verdadera esencia de qué es QuickBooks está en los innumerables beneficios que puede ofrecerle a tu negocio:

• Entrada automatizada de datos y conciliación bancaria.
• Reducción de las tareas manuales y de los errores humanos en los registros financieros.
• Transparencia financiera con datos en tiempo real e informes de salud financiera.
• Preparación simplificada de los impuestos con registros financieros organizados y clasificados automáticamente.
• Gestión del flujo de caja mejorada mediante herramientas de facturación, seguimiento y procesamiento de pagos.

¿Cómo funciona QuickBooks?

• Facturación
• Seguimiento de pagos a proveedores
• Gestión de nóminas (no disponible en España)
• Gestión de gastos
• Presentación de informes financieros y presupuestos
• Gestión de ventas e impuestos

QuickBooks permite a los empresarios registrar y clasificar sus transacciones financieras. Se conecta con tus cuentas bancarias de empresa (opción disponible solo con determinadas entidades) y tus tarjetas de crédito para importar las transacciones automáticamente. 

En las versiones basadas en la nube es necesaria una conexión a Internet para obtener todas sus funcionalidades, aunque algunas opciones de la app móvil funcionan también sin conexión.

Facturación

Puedes usar QuickBooks para crear, enviar y monitorizar tus facturas. Incluso tienes la opción de personalizar plantillas de facturas con tu logo y tu identidad de marca, enviar facturas por email o textos SMS y configurar envíos recurrentes a clientes habituales. Además, puedes utilizar integraciones de terceros como PayPal, Wise o Stripe, de manera que tus clientes puedan hacer los pagos online con diferentes alternativas. 

Ejemplo: cuando un cliente hace una compra, puedes usar QuickBooks para generar la factura y mandársela por email. Además, puedes facilitar a tus clientes diferentes métodos de pago a través de integraciones como Wise o PayPal. La transacción y el dinero que recibes se registran automáticamente en tu contabilidad. 

IMPORTANTE: actualmente, QuickBooks no dispone de compatibilidad nativa para VeriFactu (sistema de facturación electrónica en España que será obligatorio a partir del 1 de enero de 2027). Para adaptar tus facturas a los códigos oficiales, deberás emplear aplicaciones de terceros.

Seguimiento de pagos a proveedores

La funcionalidad de seguimiento de pagos a proveedores te permite tener un control sobre tus deudas pendientes, tu flujo de caja o los recibos que vencen pronto, evitando que pagues cargos adicionales. Puedes introducir las facturas de tus proveedores, establecer plazos y hacer un seguimiento de su estado. 

La plataforma también te permite realizar pagos parciales, introducir facturas recurrentes y clasificar los gastos de tu negocio para crear informes.

Ejemplo: imagina que, como vendedor, recibes facturas en bloque de tus proveedores de manera regular y las registras en QuickBooks. Al realizar el pago a tus proveedores, la transacción quedará registrada en la plataforma, que te proporcionará un resumen en tiempo real de los fondos salientes.

Gestión de nóminas

QuickBooks Online Payroll es una integración directa con QuickBooks Online que simplifica el proceso de pago a los empleados. Por el momento, la función de nóminas no está disponible en la versión internacional del software y solo funciona en EE. UU. Pero, por si la empresa decidiera en el futuro ampliar este servicio, te interesa saber qué es QuickBooks Online Payroll y cómo funciona. 

Básicamente, esta herramienta se encarga de calcular el sueldo de tus empleados, las deducciones y los impuestos aplicables en su nómina. Además, genera algunos formularios fiscales de utilidad. Podrás obtener resultados similares utilizando aplicaciones de terceros como Personio o Paycheck. 

Ejemplo: en cada período de pago, QuickBooks Online Payroll calcula automáticamente las horas de trabajo, el salario y las deducciones aplicables a cada empleado, para realizar el pago de nóminas puntualmente. Al final de cada ejercicio fiscal, el sistema genera algunos documentos tributarios básicos. Aplicaciones de terceros como Paycheck realizan un trabajo similar.

Gestión de gastos

Otra funcionalidad interesante de QuickBooks es que puedes monitorizar y clasificar los datos relativos a tus gastos, bien conectando el software a tus cuentas comerciales y a tus tarjetas bancarias, bien de forma manual. La función de gestión de gastos es esencial para identificar patrones y áreas en las que podrías ahorrar, así como para maximizar la deducción de impuestos. 

Para ponértelo un poco más fácil, puedes hacer fotos de tus recibos a través de la app móvil de QuickBooks y realizar el registro del gasto al instante.

Ejemplo: conecta tu cuenta bancaria y tus tarjetas de crédito con QuickBooks. Todas las transacciones relacionadas con gastos de marketing, alojamiento web o suministros se importarán y clasificarán automáticamente. De este modo podrás ver adónde va tu dinero y generar informes detallados para cumplir puntualmente con tus obligaciones tributarias. La captura de recibos a través de la app te ayudará a digitalizar fácilmente todos tus registros de compras.

Presentación de informes financieros y presupuestos

A través de QuickBooks puedes acceder a informes financieros personalizados, incluyendo cuentas de resultados, balances y flujos de efectivo. Estos informes proporcionan información muy valiosa sobre el rendimiento financiero del negocio y te ayudan a tomar decisiones informadas. 

Algunas versiones del software también incluyen herramientas para la creación de presupuestos y para la previsión del flujo de caja. E incluso tienes la posibilidad de compartir estos informes con contables profesionales directamente desde el programa. 

Ejemplo: imagina que generas informes de resultados de manera regular a través de QuickBooks. Este documento muestra los beneficios y los gastos de tu negocio durante un determinado período de tiempo. Con esta información puedes identificar cuál es tu línea de producto más rentable y ajustar tu estrategia de marketing, para lo que también te resultarán muy útiles las herramientas de creación de presupuestos.

Gestión de ventas e impuestos

¿Te dedicas a la venta de productos? QuickBooks te permite realizar un seguimiento de las ventas y calcular los impuestos de manera automática. Puedes conectarla a las plataformas de ecommerce para sincronizar los datos de ventas automáticamente y simplificar la gestión de los impuestos. 

Los usuarios de Shopify tienen la opción de sincronizar sus datos de ventas con QuickBooks a través de aplicaciones como QuickBooks Sync, automatizando su contabilidad y garantizando la precisión de los datos. ¿Haces ventas internacionales? Este software también te permite trabajar con múltiples divisas.

Ejemplo: si vendes tus productos dentro y fuera de la UE, integrar tu plataforma de ecommerce con QuickBooks te permitirá calcular correctamente los impuestos de ventas para cada pedido en función de dónde se encuentre el cliente. De este modo te aseguras de recaudar los impuestos correctos en cada transacción. 

Planes de QuickBooks disponibles en 2026

Desde que en septiembre de 2024 dejaran de comercializarse las suscripciones de QuickBooks Desktop en casi todos los países (incluido España), la empresa se ha centrado en el desarrollo de planes de QuickBooks Online más completos y mejor adaptados a las necesidades de cada negocio. 

Aquí tienes una lista de los planes disponibles en 2026 y de lo que puedes esperar de cada uno de ellos. Todos ofrecen una versión de prueba de 30 días para que decidas si es el tipo de producto que realmente necesitas para llevar la contabilidad de tu negocio.

• QuickBooks Simple Start
• QuickBooks Essentials
• QuickBooks Plus
• QuickBooks Advanced

QuickBooks Simple Start

El plan de entrada de QuickBooks está orientado a pequeños negocios que solo necesitan una herramienta de contabilidad básica (p. ej., autónomos o tiendas online de nueva creación que todavía no tienen un gran volumen de trabajo). Ofrece acceso a un único usuario y a un único contable, e incluye las funcionalidades clave de la gestión contable de un negocio:

• Seguimiento de ingresos y gastos.
• Envío de facturas y presupuestos personalizados.
• Seguimiento del IVA.
• Sincronización con las cuentas bancarias del negocio.
• Plan de cuentas con hasta 250 nombres y números relevantes para tu negocio.

Precio: QuickBooks Simple Start tiene un coste mensual de 21 €/mes o 226 € si abonas un único pago anual.

QuickBooks Essentials

Un paso por encima de QuickBooks Simple Start está el plan Essentials, con un mayor nivel de automatización de las operaciones y algo más de flexibilidad en cuanto al número de usuarios. Te vendrá bien cuando tu negocio empiece a despegar y necesites realizar un seguimiento más detallado de tu facturación. Incluye todas las funcionalidades del plan básico e incorpora otras nuevas:

• Posibilidad de realizar hasta 40 informes detallados de ingresos, gastos y facturación.
• Gestión y monitorización automatizada de las facturas recurrentes.
• Seguimiento de las transacciones de compraventa en 145 divisas diferentes.
• Administración de empleados y seguimiento de proyectos/horas.

Precio: actualmente, el precio de QuickBooks Essentials es de 31 €/mes o 334 € por un pago anual.

QuickBooks Plus

La mayoría de los emprendedores sabe qué es QuickBooks Plus porque en los últimos años se ha convertido en una de las opciones más populares entre los negocios con cierto desarrollo. Las funcionalidades adicionales del plan Plus te ayudarán a mantener un mayor control de tu negocio cuando tus necesidades financieras y contables requieran de una gestión más avanzada. 

Podrán trabajar en el programa hasta cinco usuarios de manera simultánea, aparte del contable, realizando operaciones como:

• Seguimiento de transacciones recurrentes con clientes y proveedores.
• Creación de presupuestos desde cero o empleando datos históricos.
• Monitorización de los gastos por proyecto o ubicación.
• Seguimiento del inventario y creación de órdenes de compra (con importación de datos desde Shopify, Amazon, Etsy, Excel…).

Precio: el plan más popular de QuickBooks tiene un precio mensual de 45 €, o de 386 € en la modalidad de pago anual.

QuickBooks Advanced

El plan más completo de QuickBooks se llama QuickBooks Advanced y está diseñado para empresas consolidadas y con cierto nivel de desarrollo. Una de sus principales ventajas es que te permite trabajar con equipos más grandes (hasta 25 usuarios únicos y usuarios ilimitados con acceso a funciones básicas) y preestablecer los roles de cada uno (por asignación de trabajo, por tipo de acceso a datos e informes, por ubicación, etc.). 

El nivel de automatización y el diseño de los flujos de trabajo es mucho más avanzado que el de los tres planes que lo preceden, sobre los que suma herramientas adicionales como:

• Personalización de los campos en informes financieros especializados.
• Creación de paneles personalizados para la monitorización del rendimiento en función de diferentes variables.
• Registro de pagos e ingresos en diferido para agilizar las operaciones de contabilidad.
• Realización de copias de seguridad online de manera automática y continua.

Precio: para disfrutar de las prestaciones más avanzadas de QuickBooks deberás abonar una tarifa mensual de 75 € o una tarifa anual de 810 €.

Otros productos de QuickBooks

El ecosistema de QuickBooks incluye soluciones nativas como Payroll o Payments, orientadas principalmente a los usuarios de EE. UU., Canadá y Reino Unido. No obstante, para entender qué es QuickBooks y cuál es su alcance, es interesante conocer todo su potencial. No en vano, las funcionalidades completas de este sistema podrían ampliarse y adaptarse en un futuro al mercado europeo.

Algunos de los productos adicionales más destacados de QuickBooks son:

• QuickBooks Live: acceso bajo demanda a un equipo de contabilidad profesional para ayudar con la configuración de los libros de cuentas y proporcionar información esencial sobre los impuestos.
• QuickBooks Time: permite a los negocios llevar un control exhaustivo de las horas de trabajo, la facturación y el coste por empleado. Incluye seguimiento por GPS y móvil en tiempo real y simplifica la gestión de las hojas de horas de trabajo.
• QuickBooks Bil Pay: agiliza el pago a los proveedores y el seguimiento de los gastos, con la posibilidad de programar pagos, hacer un seguimiento de los pagos aprobados y actualizar los registros contables.
• QuickBooks Money: una solución bancaria sencilla y diseñada para pequeños negocios que combina la información bancaria con la información de pagos y el flujo de caja.
• QuickBooks Checking: integra las cuentas de empresa en QuickBooks, con funcionalidades como los depósitos instantáneos para pagos a través de la plataforma, la eliminación de comisiones mensuales o la información sobre el flujo de caja.
• QuickBooks Capital: proporciona préstamos a las pequeñas empresas para que dispongan de una solución de financiación flexible, sin necesidad de mucho papeleo.