Ein gut strukturierter Vertriebsprozess hilft dir dabei, potenzielle Kund:innen gezielt vom ersten Kontakt bis zum Abschluss zu begleiten. Je mehr Leads, Aufgaben und Verkaufschancen gleichzeitig entstehen, desto schwieriger wird es jedoch, den Überblick zu behalten. Genau hier kommen Tools für das Pipeline-Management ins Spiel.
Sie unterstützen dich dabei, deine Sales-Pipeline übersichtlich abzubilden, Leads zu priorisieren und wichtige Vertriebsaktivitäten zentral zu verwalten. Viele Lösungen bieten zusätzlich Automatisierungen, Prognosen und Analysefunktionen, mit denen du deinen Verkaufsprozess effizienter gestalten kannst.
Doch welches Tool passt zu deinem Unternehmen? In diesem Beitrag erfährst du, welche Funktionen Pipeline-Management-Tools bieten, welche 10 Lösungen du für deinen Vertrieb nutzen kannst und worauf du bei der Auswahl achten solltest.
Was sind Tools für das Pipeline-Management?
Tools für das Pipeline-Management sind Softwarelösungen, die Vertriebsprozesse übersichtlich abbilden und steuern. Sie zeigen, in welcher Phase der Vertriebspipeline sich Leads und Verkaufschancen befinden, und bündeln wichtige Kundendaten sowie Informationen zu Aufgaben und nächsten Schritten.
Sales-Pipeline vs. Sales-Funnel: Was ist der Unterschied?
Sales-Pipeline und Sales-Funnel werden häufig gleichgesetzt, beschreiben den Vertriebsprozess aber aus unterschiedlichen Perspektiven. Die Sales-Pipeline zeigt, welche einzelnen Schritte ein Unternehmen im Verkauf durchläuft – vom ersten Kontakt über Gespräche und Verhandlungen bis hin zum Abschluss. Im Mittelpunkt stehen damit die Vertriebsaktivitäten und der aktuelle Stand einzelner Deals.
Der Sales-Funnel betrachtet dagegen stärker die potenziellen Kund:innen. Er veranschaulicht, wie viele Personen sich in den verschiedenen Phasen des Kaufprozesses befinden und wie sich diese Zahl bis zum Abschluss zunehmend reduziert. Während die Pipeline also vor allem der Steuerung von Verkaufsprozessen dient, hilft der Funnel dabei, Conversion Rates und mögliche Abbruchstellen zu analysieren.
In diesem Video (auf Englisch) erfährst du, wie du mit einem Sales-Funnel deine Conversion Rate steigern kannst.
Welche Funktionen bieten Pipeline-Management-Tools?
Pipeline-Management-Tools unterstützen dabei, wiederkehrende Vertriebsaufgaben zu automatisieren und wichtige Schritte innerhalb der Sales-Pipeline im Blick zu behalten.
Leads erfassen und qualifizieren
Die Tools unterstützen bei der Identifikation und Qualifizierung potenzieller Kund:innen und helfen dabei, diese nach ihrer Abschlusswahrscheinlichkeit zu bewerten. Beim Lead Scoring können beispielsweise Kaufverhalten, Unternehmensdaten oder bisherige Interaktionen berücksichtigt werden.
Verkaufsphasen verfolgen
Pipeline-Management-Tools bilden die einzelnen Phasen des Vertriebsprozesses ab, vom ersten Kontakt über die Verhandlung bis zum Abschluss und möglichen Follow-ups.
Aktivitäten verwalten
Über zentrale Dashboards kann das Sales-Team Aufgaben, Termine, anstehende Meetings und weitere Vertriebsaktivitäten zentral organisieren. Gleichzeitig wird sichtbar, wie sich einzelne Deals entwickeln und an welchen Stellen Engpässe entstehen.
Reporting und Analysen
Analysefunktionen helfen dabei, wichtige Kennzahlen auszuwerten und Umsatzprognosen zu erstellen. So lassen sich Vertriebsstrategien auf Grundlage aktueller Daten optimieren.
CRM-Systeme integrieren
Viele Pipeline-Management-Tools lassen sich mit bestehenden CRM-Systemen verbinden. Teilweise sind entsprechende Funktionen bereits direkt in CRM-Lösungen integriert.
Die 10 besten Tools für das Pipeline-Management
Mit dem Wachstum eines E-Commerce-Unternehmens wird es immer wichtiger, Vertriebsprozesse effizient zu organisieren und den Überblick über Leads und Deals zu behalten. Die folgenden zehn Tools für das Pipeline-Management unterstützen dabei, Verkaufsprozesse zu strukturieren, Geschäftsabschlüsse zu verwalten und die Kommunikation entlang der gesamten Vertriebspipeline zu verbessern.
| Tool | Zentrale Vorteile | Besonders geeignet für |
|---|---|---|
| Trello | visuelle Pipeline, flexible Boards, Automatisierungen | kleinere Teams mit einfachen Vertriebsprozessen |
| Pipedrive | anpassbare Pipelines, Automatisierungen, Analysen | Vertriebsteams mit Fokus auf visuelles Deal-Management |
| HubSpot CRM | Deal-Pipelines, Automatisierungen, Reporting und KI-Funktionen | Unternehmen, die CRM und Vertrieb zentral verbinden möchten |
| EngageBay | Lead Scoring, Automatisierungen, Vertriebsanalysen | kleine und mittlere Unternehmen |
| monday CRM | flexible Anpassung, visuelle Deal-Verwaltung, Automatisierungen | Teams mit individuellen Vertriebsprozessen |
| Freshsales | mehrere Pipelines, KI-gestützte Lead-Bewertung, automatisierte Workflows | wachsende Vertriebsteams |
| Zoho CRM | anpassbare Pipelines, Automatisierungen, Verkaufsprognosen | Unternehmen mit komplexeren Vertriebsprozessen |
| Asana | flexible Pipeline-Darstellung, individuelle Felder, Aufgabenmanagement | Teams, die Asana bereits nutzen |
| Apollo | Leadgenerierung, Deal-Management, B2B-Fokus | B2B-Vertriebsteams |
| ActiveCampaign | Lead Scoring, Automatisierungen, Shopify-Integration | Unternehmen mit Fokus auf E-Mail-Marketing und E-Commerce |
1. Trello
Trello ist in erster Linie ein Projektmanagement-Tool, kann mit seinen Boards und Karten aber auch für das Pipeline-Management eingesetzt werden. Dabei lassen sich die einzelnen Vertriebsphasen als Spalten und Leads oder Deals als Karten darstellen, die je nach Fortschritt durch die Pipeline verschoben werden.
Vorteile von Trello:
- einfache visuelle Darstellung der Sales-Pipeline
- flexible Anpassung mit Labels, Checklisten und Fälligkeitsdaten
- Automatisierungen für wiederkehrende Arbeitsschritte
Besonders geeignet für: kleinere Teams und Unternehmen, die eine einfache und flexible Lösung für ihre Pipeline suchen.
2. Pipedrive
Pipedrive ist ein CRM-System mit starkem Fokus auf das Pipeline-Management. Vertriebsphasen können individuell angepasst und Deals per Drag-and-drop durch die Pipeline bewegt werden. Ergänzend stehen Funktionen für Aktivitäts-Tracking, Automatisierungen und Analysen zur Verfügung.
Vorteile von Pipedrive:
- übersichtliche und anpassbare Sales-Pipelines
- Automatisierung wiederkehrender Vertriebsaufgaben
- umfangreiche Analysen und Pipeline-Metriken
Besonders geeignet für: Vertriebsteams, die ihre Deals visuell verfolgen und ihre Verkaufsprozesse gezielt optimieren möchten.
3. HubSpot CRM
HubSpot CRM ist eine Vertriebssoftware mit integriertem CRM und Funktionen für das Pipeline-Management. Deals lassen sich in individuell anpassbaren Pipelines verwalten, verschiedenen Phasen zuordnen und gemeinsam mit Aufgaben und Kundeninteraktionen verfolgen. Analyse- und Automatisierungsfunktionen unterstützen zusätzlich bei der Steuerung des Vertriebsprozesses.
Vorteile von HubSpot CRM:
- individuell anpassbare Deal-Pipelines
- Automatisierung von Vertriebsaufgaben
- Reporting, Prognosen und KI-gestützte Deal Insights
Besonders geeignet für: Unternehmen, die CRM, Pipeline-Management und Vertriebsautomatisierung in einer zentralen Plattform verbinden möchten.
4. EngageBay
EngageBay verbindet CRM-, Vertriebs- und Marketingfunktionen auf einer Plattform. Neben der visuellen Verwaltung von Deals unterstützt das Tool unter anderem Lead Scoring, Aufgabenmanagement, Automatisierungen und die Analyse von Vertriebsaktivitäten.
Vorteile von EngageBay:
- CRM, Vertrieb und Marketing in einer Lösung
- umfangreiche Automatisierungsfunktionen
- Lead Scoring und detaillierte Vertriebsanalysen
Besonders geeignet für: kleine und mittlere Unternehmen, die mehrere Vertriebs- und Marketingaufgaben zentral verwalten möchten.
5. monday CRM
monday CRM bietet eine individuell anpassbare Sales-Pipeline, in der Deals, Verantwortlichkeiten und nächste Schritte zentral verwaltet werden können. Automatisierungen und Kommunikations-Tracking helfen dabei, die Pipeline aktuell zu halten und Vertriebsaktivitäten effizient zu organisieren.
Vorteile von monday CRM:
- flexible Anpassung an unterschiedliche Vertriebsprozesse
- visuelle und übersichtliche Deal-Verwaltung
- integrierte Automatisierungen
Besonders geeignet für: Teams, die Wert auf eine flexible und visuell aufgebaute CRM-Lösung legen.
6. Freshsales
Freshsales ist ein CRM-System von Freshworks, das klassisches Pipeline-Management mit Automatisierungs- und KI-Funktionen verbindet. Leads können erfasst, qualifiziert und verschiedenen Pipelines zugeordnet werden. Zusätzlich unterstützt das Tool automatisierte Workflows und Vertriebssequenzen.
Vorteile von Freshsales:
- mehrere individuell anpassbare Sales-Pipelines
- KI-gestützte Lead-Bewertung
- automatisierte Workflows und Vertriebssequenzen
Besonders geeignet für: wachsende Vertriebsteams, die Pipeline-Management mit Automatisierung und Lead-Qualifizierung verbinden möchten.
7. Zoho CRM
Zoho CRM begleitet den Vertriebsprozess von der Lead-Generierung und -Qualifizierung bis zum Geschäftsabschluss. Individuelle Pipelines, Automatisierungen und Analysefunktionen helfen dabei, Verkaufschancen zu priorisieren und Engpässe innerhalb des Vertriebsprozesses zu erkennen.
Vorteile von Zoho CRM:
- flexibel anpassbare Vertriebspipelines
- umfangreiche Automatisierungsfunktionen
- Analysen und Verkaufsprognosen
Besonders geeignet für: Unternehmen, die eine umfangreiche CRM-Lösung für unterschiedliche und komplexere Vertriebsprozesse benötigen.
8. Asana
Asana ist wie Trello kein klassisches CRM, lässt sich jedoch für das Pipeline-Management konfigurieren. Dafür können unter anderem Board- und Listenansichten, benutzerdefinierte Felder sowie automatisierte Regeln genutzt werden. Eine vorgefertigte Pipeline-Vorlage erleichtert den Einstieg.
Vorteile von Asana:
- flexible Darstellung verschiedener Pipeline-Phasen
- individuelle Felder für Lead-Status und Deal-Werte
- Verbindung von Pipeline- und Aufgabenmanagement
Besonders geeignet für: Teams, die Asana bereits für ihr Projektmanagement verwenden und ihren Vertriebsprozess auf derselben Plattform organisieren möchten.
9. Apollo
Apollo verbindet Pipeline-Management mit Funktionen für Prospecting und Sales Engagement. Verkaufschancen können als Deals erfasst, Pipelines zugeordnet und mithilfe von Aufgaben durch die einzelnen Vertriebsphasen geführt werden. Dadurch lassen sich Leadgenerierung und Deal-Management innerhalb einer Plattform miteinander verbinden.
Vorteile von Apollo:
- Verbindung von Leadgenerierung und Pipeline-Management
- zentrale Verwaltung von Deals und Vertriebsaufgaben
- besonders auf B2B-Vertriebsprozesse ausgerichtet
Besonders geeignet für: B2B-Vertriebsteams, die neue Leads identifizieren und anschließend innerhalb derselben Plattform weiterbearbeiten möchten.
10. ActiveCampaign
ActiveCampaign verbindet Sales-CRM und Pipeline-Management mit umfangreichen Marketing- und Vertriebsautomatisierungen. Leads und Deals können über individuell aufgebaute Pipelines verfolgt, bewertet und automatisiert den passenden nächsten Schritten zugeordnet werden.
Vorteile von ActiveCampaign:
- enge Verbindung von Vertrieb und Marketing
- individuell anpassbare Pipelines
- umfangreiche Automatisierungs- und Lead-Scoring-Funktionen
- einfache Integration mit Shopify
Besonders geeignet für: Unternehmen, die Pipeline-Management eng mit E-Mail-Marketing und automatisierter Lead-Pflege verbinden möchten.
So findest du das passende Pipeline-Management-Tool
1. Definiere deine Anforderungen
Lege zunächst fest, welche Aufgaben das Tool übernehmen soll. Überlege beispielsweise, ob du vor allem Leads verwalten, verschiedene Vertriebsphasen abbilden, Aufgaben automatisieren oder detaillierte Auswertungen erstellen möchtest. Je klarer die Anforderungen sind, desto leichter lassen sich passende Lösungen vergleichen.
2. Prüfe die Benutzerfreundlichkeit
Ein Pipeline-Management-Tool sollte möglichst intuitiv aufgebaut sein und sich ohne lange Einarbeitung bedienen lassen. Achte darauf, ob wichtige Informationen schnell auffindbar sind und sich Deals unkompliziert zwischen einzelnen Vertriebsphasen verschieben lassen. Gerade bei größeren Teams ist eine einfache Bedienung wichtig, damit das Tool im Arbeitsalltag tatsächlich genutzt wird.
3. Vergleiche die Integrationen
Prüfe, ob sich das Tool mit den bereits verwendeten Systemen verbinden lässt. Dazu können beispielsweise CRM-, Marketing-, E-Mail- oder E-Commerce-Lösungen gehören. Gute Integrationen vermeiden doppelte Dateneingaben und sorgen dafür, dass wichtige CRM-Daten möglichst in Echtzeit zentral verfügbar sind.
4. Bewerte die Automatisierungsmöglichkeiten
Viele Pipeline-Management-Tools können wiederkehrende Aufgaben automatisch übernehmen. Dazu gehören beispielsweise das Zuweisen von Leads, das Erstellen von Aufgaben oder das Versenden von Erinnerungen. Überlege daher, welche Prozesse innerhalb eines Workflows sich automatisieren lassen und wie viel manuelle Arbeit dadurch eingespart werden kann.
5. Berücksichtige die Skalierbarkeit
Auch zukünftige Anforderungen sollten bei der Auswahl eine Rolle spielen. Ein geeignetes Tool sollte mit einer steigenden Anzahl an Leads, Deals und Teammitgliedern umgehen können und sich bei Bedarf um weitere Funktionen oder Pipelines erweitern lassen.
6. Teste die Analysefunktionen
Reporting- und Analysefunktionen geben Aufschluss über den Vertriebserfolg und darüber, wie effektiv die Sales-Pipeline arbeitet. Prüfe deshalb, welche Kennzahlen das Tool erfasst und wie übersichtlich diese dargestellt werden. Besonders hilfreich sind Funktionen, mit denen sich Engpässe erkennen, Conversion Rates verfolgen und zukünftige Umsätze prognostizieren lassen.
Fazit: Mit dem richtigen Tool die Sales-Pipeline im Blick behalten
Tools für das Pipeline-Management schaffen Transparenz im Vertriebsprozess und helfen dabei, Leads, Deals und Aufgaben zentral zu verwalten. Funktionen wie Automatisierungen, Analysen und Integrationen können zusätzlich dazu beitragen, Abläufe effizienter zu gestalten und Verkaufschancen gezielter zu verfolgen.
Welches Tool am besten passt, hängt von den individuellen Anforderungen, der Teamgröße und den bestehenden Systemen ab. Entscheidend ist daher nicht die größtmögliche Funktionsvielfalt, sondern eine Lösung, die zum eigenen Vertriebsprozess passt und sich langfristig mit dem Unternehmen weiterentwickeln kann.
