Entusiastas de fitness querem reservar com facilidade a aula de yoga das seis da manhã ou o treino de boxe após o trabalho com apenas alguns toques no celular. Uma pesquisa de 2024 (artigo em inglês) indica que 81% dos clientes preferem agendar aulas de fitness online diretamente com o prestador de serviços, enquanto 12% utilizam plataformas de terceiros. Apenas uma pequena parcela das reservas vem de visitas sem hora marcada (6%) e convidados (1%).
Um sistema de agendamento para academia faz mais do que atender às expectativas dos clientes. Ele também oferece informações valiosas sobre o seu negócio, como quais aulas estão sempre cheias, quais ficam vazias e quais instrutores atraem mais alunos.
Confira os recursos que você deve buscar em um sistema de agendamento para academia, desde a gestão de calendário até o processamento de pagamentos, além de 11 aplicativos populares.
O que um sistema de agendamento para academia pode fazer?
- Reservas online
- Gerenciamento de calendário
- Integração com redes sociais
- Notificações para clientes
- Informações de clientes
- Gerenciamento de instrutores
- Análises e relatórios
Um sistema de agendamento oferece muito mais do que apenas um calendário de reservas. Essas plataformas integram ferramentas voltadas para o cliente com recursos de gestão de back-end para garantir que o seu estúdio funcione com eficiência. Confira alguns recursos que você deve buscar:
Reservas online
O agendamento é a funcionalidade principal de um software desse tipo, por isso procure ferramentas que ofereçam o seguinte:
- Navegar e reservar. Permita que os clientes consultem os horários das aulas e reservem sessões no seu site ou aplicativo com disponibilidade atualizada em tempo real.
- Gerenciamento de lista de espera. O recurso de lista de espera notifica as pessoas quando surgem vagas, enquanto o sistema acompanha as sessões restantes no pacote de cada cliente.
- Personalização da marca. Muitos aplicativos permitem personalizar as páginas de agendamento para que elas sigam a identidade da sua marca, incluindo cores e logotipo.
Gerenciamento de calendário
Uma ferramenta de calendário deve permitir que você agende aulas, escale instrutores e reserve espaços no estúdio a partir de um painel central. Busque sistemas que emitam alertas sobre reservas duplicadas e permitam que os instrutores sincronizem o aplicativo com as agendas pessoais deles para evitar conflitos de horário.
Integração com redes sociais
Alguns sistemas oferecem botões de "Reserve agora" que você pode inserir no seu perfil do Instagram ou na página comercial do Facebook, permitindo que os clientes iniciem o agendamento diretamente nessas plataformas. O software também consegue monitorar quais redes sociais geram mais reservas e automatizar postagens nas suas redes sempre que você adicionar novas aulas.
Notificações para clientes
Os melhores aplicativos permitem que você envie confirmações de aulas personalizadas, lembretes e novidades do estúdio para a sua lista de clientes. Procure sistemas que enviem mensagens por e-mail, SMS ou pelo seu próprio aplicativo. Recursos extras incluem felicitações de aniversário, parabéns por metas alcançadas em aulas e lembretes gentis quando alguém não aparece há algum tempo.
Informações de clientes
O banco de dados de clientes do sistema de agendamento armazena detalhes de contato, plano de assinatura, histórico de aulas, instrutores e turmas favoritos, contatos de emergência e termos de responsabilidade assinados digitalmente. Sistemas avançados incluem um portal do cliente no qual os alunos podem acessar o próprio perfil para atualizar dados pessoais, comprar pacotes extras, visualizar o histórico de presença e gerenciar os próximos agendamentos.
Gerenciamento de instrutores
O sistema de agendamento pode atuar como uma ferramenta de gestão para os seus instrutores. Procure sistemas que consigam cruzar aulas com professores qualificados ou substitutos, além de gerenciar datas de folga, preferências de horário, taxas de retenção de alunos e o vencimento de certificações. Algumas plataformas oferecem à sua equipe acesso a um portal próprio para visualizar a agenda, solicitar folgas e consultar informações dos clientes.
Análises e relatórios
Busque um software que ajude você a entender a frequência nas aulas, os horários de pico e o fluxo de caixa por meio de recursos de relatórios. Bons sistemas apresentam comparações entre períodos, avaliações de instrutores, estatísticas de tempo de permanência dos alunos e a receita por tipo de aula (como pilates ou spinning, por exemplo), com a opção de exportar tudo para arquivos em .csv ou Excel.
11 aplicativos de sistema de agendamento para academia
- Mindbody
- Meety
- WellnessLiving
- Glofox
- StudioBookings
- Punchpass
- Clubworx
- Fitli
- FLiiP
- Zen Planner
- Fitune
De plataformas projetadas para estúdios com várias localizações a sistemas mais simples perfeitos para personal trainers que trabalham de forma independente, cada uma dessas opções inclui a maioria ou todos os recursos principais que ajudarão seu estúdio a funcionar com mais eficiência.
1. Mindbody
O Mindbody é uma plataforma completa de gestão de negócios para estúdios de fitness, centros de bem-estar e empresas de beleza. As ferramentas principais de gestão permitem que você gerencie a equipe e agende aulas, compromissos e eventos em um único painel. Os clientes podem fazer reservas por meio de widgets personalizados no site ou pelo anúncio no aplicativo de marketplace do Mindbody, um diretório voltado para o consumidor com 2,4 milhões de usuários ativos (artigo em inglês).
Os níveis premium do Mindbody incluem automação de marketing, painel de gestão de leads, modelos de e-mail marketing personalizáveis, acompanhamento de membros, indicações, recompensas de fidelidade e gestão de recursos, o que permite que os alunos reservem salas e equipamentos ou escolham o lugar ao agendar uma aula. Os complementos premium incluem um aplicativo móvel exclusivo para reservas e gestão de conta, além de um chatbot alimentado por IA disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana, capaz de atender os clientes com o tom de voz da sua marca.
Se você vende produtos online, como mercadorias da marca, pode integrar o Mindbody à Shopify pelo ShopifyConnect para sincronizar estoque, dados de clientes e vendas em ambas as plataformas. (Essa integração exige um plano pago do Mindbody e uma assinatura da Shopify superior ao nível básico).
Preço: Os valores do Mindbody começam em US$ 99,00 por mês, por unidade.
2. Meety
O Meety é um aplicativo de agendamento criado para a Shopify que permite oferecer serviços com reserva na sua loja Shopify. Embora não seja uma ferramenta específica para estúdios de fitness, o plano gratuito oferece funções essenciais para pequenos negócios, como agendamentos ilimitados para um único serviço, horários flexíveis, durações personalizadas, limites de participantes, confirmações por e-mail e suporte para atendimentos presenciais e virtuais. O aplicativo se integra diretamente com os sistemas de Shopify PDV e checkout.
Os planos pagos do Meety incluem o envio automatizado de e-mails e lembretes, além de integração com calendários externos e serviços de videoconferência, permitindo que você sincronize as reservas entre diferentes plataformas e gere links de reunião para treinos virtuais.
Preço: O Meety possui uma opção gratuita limitada; os planos pagos variam de US$ 14,00 a US$ 47,00 por mês.
3. WellnessLiving
O WellnessLiving é um software de gestão completa para empresas de fitness e bem-estar. A plataforma atende a diversos tipos de estabelecimentos, como estúdios de yoga, dojos de artes marciais, estúdios de dança, negócios de personal training e centros de bem-estar, oferecendo versões especializadas do aplicativo para cada categoria. Todos os planos incluem acesso a um diretório de busca onde você pode listar os seus serviços, permitindo que clientes em potencial encontrem e reservem horários diretamente.
Para agendamentos, o WellnessLiving oferece reservas online para compromissos e aulas em todos os planos. Além disso, o recurso de reserva de lugar, disponível no plano Business, permite que os alunos reservem equipamentos ou estações específicas na academia. As opções de fitness virtual completam a plataforma com o FitLIVE, para transmissão de aulas ao vivo, e o FitVID, para hospedagem de treinos sob demanda — um diferencial para estúdios que desejam entregar conteúdo aos clientes fora do espaço físico.
O WellnessLiving oferece ferramentas de marketing integradas, incluindo campanhas de e-mail marketing, mensagens por SMS, um sistema de IA preditiva que sinaliza possíveis cancelamentos de alunos e a mala direta tradicional para o envio de cartões-postais.
Preço: O WellnessLiving oferece três níveis de preços padrão a partir de US$ 69,00 por mês, embora descontos possam reduzir esse valor em períodos promocionais. Para preços Enterprise, entre em contato diretamente com a equipe de vendas para uma cotação personalizada.
4. Glofox
O Glofox é uma plataforma de gestão de negócios fitness que cuida de agendamentos, pagamentos e acompanhamento de alunos para academias e estúdios. O aplicativo oferece ferramentas para gerenciar instrutores e aulas, permitindo que você escale professores, faça ajustes na agenda em tempo real e envie atualizações instantâneas pela interface. O Glofox conta com um recurso de comunidade dentro do seu aplicativo para alunos, onde você pode compartilhar conteúdos e personalizar a comunicação com cada membro.
A plataforma também oferece ferramentas de retenção para identificar alunos em risco (pessoas com maior chance de cancelar o plano em breve) e engajá-los com mensagens automáticas.
Preço: Entre em contato com a equipe de vendas do Glofox para agendar uma demonstração e solicitar um orçamento personalizado, que varia de acordo com o tipo e o tamanho do seu negócio.
5. StudioBookings
O StudioBookings é um sistema de agendamento desenvolvido para diversos tipos de negócios fitness, como yoga, pilates, barre, ciclismo, Zumba, CrossFit e muitos outros. O sistema de gestão de alunos mantém perfis completos com lembretes automáticos de aniversários e renovações de planos, além de organizar os membros por categoria, acompanhar o histórico de compras e armazenar dados de pagamento. Os recursos de aulas e compromissos incluem agendamento online com lista de espera, suporte a cupons de desconto, termos de responsabilidade digitais e visualização da agenda, que pode ser acessada tanto pela equipe quanto pelos clientes pelo aplicativo.
O software também oferece ferramentas de relatórios para o estúdio que acompanham padrões de frequência, a popularidade das aulas, o desempenho dos instrutores e o fluxo de receita por meio de um painel central com diversas opções de análise. Com uma lista completa de recursos, o StudioBookings se posiciona como uma alternativa mais acessível ao Mindbody, oferecendo funções semelhantes. Os planos começam em US$ 25,00 por mês, contra os US$ 99,00 iniciais do Mindbody.
Preço: O StudioBookings oferece valores escalonados com base no número de instrutores do seu estúdio, começando em US$ 25,00 por mês e chegando a US$ 115,00 por mês para estúdios com 15 ou mais profissionais.
6. Punchpass
O Punchpass oferece sistema de agendamento para estúdios de yoga, fitness e dança. Os clientes podem reservar sessões particulares ou aulas em grupo, e um calendário unificado oferece uma visão geral completa da agenda. As ferramentas de gestão de aulas do aplicativo atendem tanto a sessões presenciais quanto virtuais pelo Zoom. Para alunos frequentes, o sistema de reserva fixa elimina o trabalho de fazer agendamentos repetidos, garantindo vagas em aulas semanais. A plataforma gerencia diversos tipos de transações, como vales-presente, aulas por doação ou com valores flexíveis e pacotes promocionais, adaptando-se a diferentes estratégias de vendas.
O Punchpass também oferece recursos de marketing, como campanhas de e-mail marketing automatizadas e com modelos prontos, que você pode segmentar com base no perfil dos clientes, no vencimento de planos e muito mais.
Preço: O Punchpass oferece um período de teste gratuito de 14 dias e três níveis de planos, que variam de US$ 49,00 a US$ 149,00 por mês.
7. Clubworx
O sistema de agendamento do Clubworx oferece os recursos esperados de gestão de reservas, alunos e cobrança, além de um construtor de aplicativos móveis disponível por uma taxa adicional. O complemento de aplicativo móvel oferece versões pré-configuradas e personalizáveis que funcionam de forma imediata para os proprietários de estúdios. O aplicativo já atende aos requisitos das lojas oficiais e está pronto para você adicionar o seu conteúdo. Mediante uma taxa maior, é possível personalizar o aplicativo com a identidade visual da sua marca. Não é preciso ter conhecimentos técnicos ou habilidades de programação para utilizar esses aplicativos.
A plataforma oferece um site hospedado gratuitamente para exibir os horários das aulas, captar leads e vender planos; outra opção é integrar esses recursos ao seu site atual. O sistema de CRM do Clubworx acompanha os contatos desde a primeira consulta até a assinatura do plano, armazenando dados de pagamento, registros de frequência e histórico de comunicação, além de permitir a segmentação de alunos para ações de marketing direcionadas. Nos níveis de serviço mais altos, você tem acesso aos recursos de ponto de venda (PDV) do Clubworx, que se conectam a hardwares como totens de check-in automático, além da possibilidade de gerenciar várias unidades ou franquias.
Preço: O Clubworx oferece uma versão gratuita e três níveis pagos a partir de US$ 109,00 por mês. Todos os planos pagos incluem um período de teste gratuito de 15 dias. O complemento básico de aplicativo móvel custa US$ 100,00 por mês, e a versão personalizada custa US$ 200,00 por mês, acrescidos de uma taxa inicial de configuração.
8. Fitli
O Fitli é um software de gestão desenvolvido especificamente para estúdios de yoga, dança e fitness. Os recursos de agendamento permitem gerenciar compromissos, aulas e workshops ilimitados, além de incluir opções de reserva em sites e oferecer a função de agendamento recorrente. O sistema envia comunicações para os clientes por meio de lembretes automáticos, recursos de mensagens em grupo e opções de mensagens individuais via e-mail e SMS. Para a gestão de clientes, o Fitli registra termos de responsabilidade digitais, notas de sessão, aniversários, histórico de saldo e dados de aulas futuras.
O aplicativo oferece a maioria dos recursos de que um estúdio precisa, mas pode carecer de opções de personalização, como a adaptação das cores da sua marca na interface e controles de mensagens mais detalhados.
Preço: O Fitli oferece quatro níveis de planos a partir de US$ 49,00 por mês. Todas as opções incluem um período de teste gratuito de 30 dias.
9. FLiiP
O FLiiP é uma plataforma de gestão de academias que oferece ferramentas para o gerenciamento de alunos. O software disponibiliza marketing automatizado, geração de leads e ferramentas de retenção, como modelos para o acompanhamento de potenciais clientes que não compareceram e de alunos atuais que não se inscrevem em uma aula há algum tempo. Ele também permite criar um aplicativo personalizado com a marca da sua academia, no qual os alunos podem agendar aulas, acompanhar os treinos e gerenciar os seus planos. Mediante uma taxa adicional, o FLiiP oferece um sistema de CRM exclusivo, desenvolvido especificamente para negócios do setor fitness.
O FLiiP oferece suporte de integração personalizado, cuidando da migração de dados e da configuração, além de fornecer assistência técnica contínua. A versão empresarial da plataforma oferece recursos de gestão para múltiplas unidades, o que a torna uma excelente opção para proprietários de academias com várias sedes ou que utilizam o modelo de franquia.
Preço: O FLiiP oferece quatro níveis de preços a partir de US$ 129,00 por mês. Os valores para o plano Enterprise estão disponíveis sob consulta.
10. Zen Planner
O Zen Planner é uma plataforma de gestão para negócios fitness que une administração de membros, agendamento e processamento de pagamentos a ferramentas de acompanhamento de treinos e vendas de mercadorias. A plataforma atende proprietários de negócios do setor, desde escolas de artes marciais até academias boutique e estúdios de dança. O sistema oferece gestão centralizada de alunos, agendamento por autoatendimento e a opção de incluir no aplicativo uma função de acompanhamento de treinos para o cliente, com rastreador de progresso e componente social.
O aplicativo também conta com um assistente com IA que atende dúvidas de alunos, agenda leads e automatiza tarefas rotineiras de gestão, como a pré-qualificação de potenciais clientes via chat no site.
Preço: O Zen Planner oferece quatro níveis de preços: Starter Bundle (US$ 199,00 por mês), Studio (US$ 99,00 por mês), Essentials (US$ 198,00 por mês) e Ultimate (US$ 348,00 por mês).
11. Fitune
O Fitune é uma plataforma completa para negócios de fitness que une ferramentas de agendamento, processamento de pagamentos e gestão de clientes. O software oferece um aplicativo móvel gratuito e personalizado para que os clientes reservem aulas e gerenciem os seus planos. O Fitune também disponibiliza diversas opções de faturamento, como assinaturas, pacotes de aulas, compras avulsas, vídeos sob demanda e integração com o Zoom para a realização de treinos virtuais ao vivo.
Esse software é uma excelente alternativa para personal trainers autônomos e estúdios de fitness menores que precisam de agendamento individual e gestão de aulas em grupo em um sistema personalizável.
Preço: O Fitune conta com quatro níveis de preços: gratuito (US$ 0,00 por mês para até 20 clientes ativos), Pro (US$ 59,00 por mês para até 50 clientes ativos), Plus (US$ 119,00 por mês para até 100 clientes ativos e dois funcionários adicionais) e Ultra (US$ 219,00 por mês com cinco funcionários adicionais e recursos de automação).
Perguntas frequentes sobre sistema de agendamento para academia
O que é um estúdio de fitness em grupo?
Um estúdio de fitness em grupo é um local onde diversos clientes participam de treinos conduzidos por instrutores ao mesmo tempo. Esses espaços geralmente focam em modalidades especializadas, como yoga, pilates ou spinning, sem oferecer treinos particulares individuais.
Como montar um estúdio de fitness?
Para abrir um estúdio de fitness, você deve realizar uma pesquisa de mercado para encontrar oportunidades na sua região, garantir o espaço ideal, comprar equipamentos e contratar instrutores e funcionários qualificados. Com essa estrutura pronta, um aplicativo de agendamento confiável permite que você gerencie as operações diárias e as reservas dos clientes com facilidade.
O que um sistema de agendamento para academia pode fazer?
Um sistema de agendamento para academia oferece recursos para que os alunos reservem aulas, gerenciem as próprias contas e façam pagamentos online ou pelo celular. No sistema interno, essas ferramentas permitem que você organize os horários dos instrutores, acompanhe a frequência, processe cobranças e gere relatórios para auxiliar na tomada de decisões.
Qual é o melhor software de gestão para academias?
A escolha do melhor software depende do seu modelo de negócio, orçamento e porte do estúdio. O Mindbody e o WellnessLiving estão entre as opções mais conhecidas e completas, embora estúdios menores possam encontrar no Punchpass uma alternativa que atenda melhor às suas necessidades.
Quanto custa um sistema de agendamento?
Os planos de sistema de agendamento para academia partem de US$ 0,00 a US$ 50,00 por mês. Os valores aumentam de acordo com o número de membros, aulas ou funcionários que você precisa gerenciar.
