7 dicas de como ser mais produtivo para empreendedores

Os líderes de grandes empresas são criativos em estratégias de produtividade. O CEO da Block e ex-CEO do Twitter, Jack Dorsey, supostamente toma banhos de gelo e come apenas sete refeições por semana. A CEO da Tala, Shivani Siroya, faz posições invertidas de ioga para se recompor após um voo longo.

A lição aqui não é necessariamente pular refeições ou ficar de cabeça para baixo, mas sim que pessoas bem-sucedidas valorizam a produtividade e encontram estratégias para potencializar seus resultados.

Para empreendedores, que têm suas limitações de tempo e orçamento, estratégias que aumentam a produtividade podem ser valiosas. Encontrar os truques de produtividade que funcionam para você (e sua equipe) pode ajudar a aumentar os lucros, diminuir as horas de trabalho e posicionar seu negócio para crescimento a longo prazo.

O que é produtividade?

Produtividade é uma medida da eficiência de um processo. Matematicamente, é uma relação entre entradas e saídas, onde a entrada representa os recursos investidos e a saída representa o produto final. A fórmula é: produtividade = saída / entrada.

Para melhorar a produtividade, você precisa aumentar a eficiência de um processo (reduzindo sua entrada) ou aumentar o valor do produto (elevando sua saída).

Como medir a produtividade dentro do seu negócio

Para medir a produtividade, você precisa definir entradas e saídas pela mesma unidade. Você não pode dividir reais por horas, por exemplo. Líderes normalmente gerenciam isso atribuindo um valor em dinheiro ao tempo gasto em tarefas comerciais.

Por exemplo, digamos que você esteja avaliando a produtividade do processo de criação e distribuição de um produto cujo preço é R$1.000. Você estima o valor do tempo da sua equipe em R$200 por hora, que leva três horas para criar e entregar o produto. Você também gasta R$50 adicionais em envio e materiais de embalagem.

Usando a fórmula produtividade = saída / entrada, seu cálculo de produtividade fica assim:

Produtividade = 1.000 / (200 x 3) + 50 = 1,54

Uma pontuação de produtividade maior que um significa que você está ganhando dinheiro, e um número menor que um significa que você está perdendo dinheiro.

Você pode usar este método para medir a produtividade de um processo específico, a produtividade geral do seu negócio ou os níveis de produtividade de funcionários individuais.

7 dicas para aumentar a produtividade

7 dicas para aumentar a produtividade

1. Faça uma lista de tarefas e priorize atividades
2. Registre processos
3. Faça pausas
4. Ouça sua equipe
5. Vença a procrastinação
6. Reserve seu tempo
7. Use ferramentas de produtividade

1. Faça uma lista de tarefas e priorize atividades

Administrar um negócio dá muito trabalho. Em um dia normal, você pode executar 60 tarefas em 12 áreas diferentes. Não confie na memória para organizar suas responsabilidades. Em vez disso, faça uma lista de tarefas colocando as atividades prioritárias no topo.

Líderes empresariais às vezes usam a matriz de Eisenhower para priorizar tarefas. Esse sistema categoriza as tarefas de acordo com importância e urgência:

• Tarefas urgentes e importantes vão no topo da lista. Faça isso primeiro.
• Tarefas urgentes e sem importância precisam ser concluídas em breve, mas não necessariamente por você. Delegue essas tarefas quando possível.
• Tarefas não urgentes e importantes ficam mais abaixo na sua lista. Faça um plano para completá-las, mas não deixe que elas o distraiam de questões mais urgentes.
• Tarefas não urgentes e sem importância podem ser programadas para depois, delegadas ou excluídas da sua lista completamente.

2. Registre processos

Muitas atividades empresariais podem ser padronizadas. Por exemplo, toda vez que você faz o onboarding de um novo cliente, precisará repetir tarefas semelhantes em uma determinada ordem. Dedique tempo para identificar e registrar esse processo, anotando tanto o que você precisa fazer quanto a ordem das atividades.

Depois de padronizar seu processo, você pode delegar tarefas individuais (ou até mesmo um processo inteiro) a um membro da equipe. Documentar o processo também pode ajudar a mapear e eliminar ineficiências ou redundâncias.

3. Faça pausas

Você é um recurso finito, e os membros da sua equipe também são. Você pode até conseguir trabalhar 14 horas por dia durante alguns dias seguidos, mas longas jornadas diminuem a produtividade a longo prazo. Estabeleça limites para proteger sua saúde física e mental, e incentive seus funcionários a fazer o mesmo.

Fazer pausas também pode ajudar. Pesquisas mostram (artigos em inglês) que até pausas curtas podem aumentar a produtividade, então intercale tempo produtivo com outras atividades. Considere uma caminhada no quarteirão: exercício físico e exposição à luz natural podem aumentar as habilidades cognitivas e melhorar seu humor.

4. Ouça sua equipe

Oriente sua equipe com dicas e boas práticas de produtividade, mas não se esqueça de também solicitar feedback. Pergunte aos funcionários quais mudanças nos ambientes de trabalho ou processos poderiam melhorar seus níveis de produtividade e motivação.

5. Vença a procrastinação

Ulisses, o herói da Odisseia, pediu à sua tripulação que o amarrassem ao mastro de seu navio para que pudesse ouvir as sereias sem enlouquecer e bater o navio nas rochas. Assim, ele derrotou seu pior impulso. Ulisses não superou sua tentação; apenas tornou impossível se deixar levar por ela. Você pode usar uma estratégia parecida para vencer a procrastinação. Se você está tentado a adiar uma tarefa crítica, comprometa-se publicamente com um prazo. Se seu gerente de produto está contando com um briefing importante até quarta-feira, você será forçado a se concentrar na demanda.

6. Reserve seu tempo

Bloqueie horas da sua agenda para focar em uma única tarefa. Recuse reuniões, feche seu e-mail e notifique os membros da sua equipe que você estará indisponível. Isso pode ser muito útil para aumentar a produtividade em projetos criativos e outras tarefas que exigem foco intenso. Você também pode reservar períodos para aproveitar suas horas mais produtivas: se o pico da sua produtividade é antes do meio-dia, reserve a manhã para as tarefas mais exigentes.

7. Use ferramentas de produtividade

Ferramentas de produtividade podem ajudá-lo a economizar tempo e medir os resultados do trabalho. Aqui estão algumas funcionalidades para considerar:

• Aplicativos de gerenciamento de tarefas. Aplicativos como o Todoist podem organizar e dar um panorama visual da sua lista de tarefas, sincronizando todos os dispositivos online. Funções de tarefas recorrentes também podem agendar compromissos trimestrais, mensais ou semanais.
• Ferramentas de gerenciamento de projetos. Ferramentas de gerenciamento de projetos como Asana e Trello podem ajudar proprietários de negócios e líderes de equipe a desenvolver projetos do conceito à entrega, simplificar comunicações e ter o controle de cada etapa e seus responsáveis.
• Ferramentas de comunicação. Ferramentas de comunicação no local de trabalho como Slack permitem que você responda prontamente às perguntas da sua equipe. Algumas também permitem criar canais de conversa para projetos ou assuntos específicos.
• Ferramentas de controle de tempo. Ferramentas como RescueTime e Harvest podem ajudá-lo a medir a produtividade e melhorar o gerenciamento de tempo identificando se (e onde) você está desperdiçando horas.
• Aplicativos de calendário. Um aplicativo de calendário como o Google Calendar ajuda a ter um panorama da gestão de tempo da sua equipe. Você pode marcar reuniões, criar períodos de foco e economizar tempo procurando espaços na agenda, visualizando quando os membros da sua equipe estão disponíveis.
• Ferramentas de automação de marketing. Muitas tarefas de marketing podem ser automatizadas. Considere usar uma ferramenta de agendamento de posts em redes sociais, como Sprout Social, ou uma ferramenta de automação de e-mail, como Hubspot. Sua plataforma de e-commerce também pode oferecer funções integradas de automação de marketing. Por exemplo, a Shopify oferece automações de e-mail marketing, CRM e publicidade na Meta e Google.
• Ferramentas de revisão. Aplicativos como Grammarly e Language Tool podem rapidamente escanear um documento, identificar erros e recomendar ajustes. Embora você ainda precise do redator especialista da sua equipe para avaliar as sugestões e garantir consistência com seu guia de estilo interno, esses aplicativos podem economizar tempo durante o processo de revisão.
• Ferramentas de otimização de foco. Ferramentas como Kanban Flow e Focus To-Do podem melhorar a produtividade usando a técnica Pomodoro, um sistema que divide seu dia de trabalho em períodos de foco intenso, intercalados com pausas curtas. Se você se distrai com notificações de e-mail ou é tentado a perder tempo navegando pelas redes sociais, você também pode usar bloqueadores como Freedom ou Cold Turkey para bloquear sites específicos ou até mesmo toda a internet.
• Ferramentas de armazenamento e organização. Ferramentas de armazenamento e organização de arquivos baseadas em nuvem como Dropbox e Google Drive podem potencializar a colaboração em projetos e eliminar a necessidade de enviar documentos de um lado para outro por e-mail. Algumas também permitem edição colaborativa ao vivo e permitem que você veja o histórico das versões, podendo visualizar facilmente a versão mais atualizada de um arquivo e voltar para versões anteriores, se necessário.