14 aplicativos de gestão do tempo para trabalho e vida pessoal

Não importa quem você é, é provável que você desejasse que o dia tivesse mais horas.

O tempo é um recurso precioso. Você não pode deixar de utilizá-lo e não pode conseguir mais dele, mas precisa de tempo para fazer absolutamente tudo. Do agendamento de reuniões ao processamento de pedidos, o tempo está por trás de cada aspecto da gestão de um negócio, e você não pode se dar ao luxo de administrá-lo mal.

A gestão do tempo ineficaz pode assumir muitas formas. Seja com procrastinação, distrações pessoais ou projetos que levam mais tempo do que deveriam, há uma infinidade de coisas que desperdiçam o seu tempo todos os dias. Tempo desperdiçado significa prazos apertados, desequilíbrio entre vida pessoal e profissional, além de mais estresse e ansiedade.

No fim das contas, você só precisa usar o tempo que tem de forma mais eficaz.

Felizmente, as oportunidades para gerenciar melhor o seu tempo estão por toda parte. Confira 15 aplicativos de gestão do tempo para ajudar você a liberar a sua agenda, encontrar tempo para a vida pessoal e focar em realizar seu trabalho.

Melhores aplicativos de gestão do tempo

1. Clockify
2. Evernote
3. Asana
4. Dropbox
5. LastPass
6. Toggl Track
7. RescueTime
8. Trello
9. MyLifeOrganized
10. Focus@will
11. Todoist
12. Remember the Milk
13. Harvest
14. TimeCamp

1. Clockify

Melhor software de gestão do tempo para empresas com equipes híbridas

Clockify é um software de controle de tempo utilizado por mais de dois milhões de pessoas. É um rastreador de horas e um aplicativo de quadro de horários popular que permite acompanhar o trabalho em diferentes projetos. O Clockify está disponível para um número ilimitado de usuários de forma totalmente gratuita. Ele funciona no navegador, mas você também pode instalá-lo no celular ou computador para ter mais praticidade.

Pequenas empresas, freelancers, criadores de conteúdo, ONGs e empresas da Fortune 500 utilizam o Clockify. Se você quiser recursos extras, como controle de despesas, notificações ou a possibilidade de agendar relatórios, pode fazer o upgrade para o plano Pro por apenas US$ 7,99 mensais por usuário, no faturamento anual.

Principais recursos:

• Número ilimitado de membros da equipe e recursos gratuitamente
• Planilhas de horas com alta precisão e recursos avançados
• Relatórios e visualizações para compreender dados e informações valiosas
• Aplicativo móvel disponível para iOS e Android
• Extensão de navegador com início e parada automáticos, lembretes, temporizador Pomodoro e muito mais para Google Chrome, Firefox ou Microsoft Edge

⭐️Avaliação G2: 4,5/5 estrelas

2. Evernote

Melhor ferramenta de gestão do tempo para fazer anotações

Evernote é o pioneiro (e possivelmente o melhor) aplicativo de notas até hoje. Ele ajuda você a registrar e gerenciar ideias, exemplos e listas de tarefas para que nada passe despercebido. Com o Evernote, você pode:

• Criar notas
• Escanear imagens
• Gravar notas de voz
• Anexar documentos
• Salvar capturas da web

O Evernote ajuda você a organizar tudo em um só lugar, desde momentos pessoais até projetos profissionais. O recurso de busca permite encontrar todas essas informações por meio do reconhecimento de palavras em manuscritos, imagens ou anexos. Você pode acessá-lo no computador, tablet ou celular, mesmo sem conexão com a internet.

Principais recursos:

• Painel inicial permite visualizar conteúdo relevante de forma simples e organizada
• Crie e organize tarefas dentro das notas para acompanhar listas de afazeres e itens com facilidade
• Integração com o Google Agenda para visualizar eventos futuros e notas relacionadas
• Tamanho máximo de nota de 200 megabytes para armazenar fotos e apresentações em alta resolução
• Suporte Concierge para solucionar problemas

⭐️Avaliação G2: 4,4/5 estrelas

3. Asana

Melhor software de gestão do tempo para gerenciamento de tarefas

Apaixonados por produtividade adoram o Asana. Ele é uma das melhores ferramentas de colaboração para ajudar as empresas no gerenciamento de diversas tarefas. Existe uma pequena curva de aprendizado, mas o investimento vale a pena depois que você pega o jeito. O software não oferece recursos de orçamento ou controle de despesas, mas é excelente para gerenciar tarefas, fluxos de trabalho e vários projetos.

É muito simples criar tarefas e subtarefas para os projetos, atribuir prazos e visualizar todo o fluxo de trabalho. O Asana também conta com uma comunidade forte e ativa que ajuda a resolver problemas ou explicar formas de utilizar o software.

Principais recursos:

• Design rápido, flexível e moderno
• Organize o trabalho em projetos compartilhados, como listas ou quadros kanban
• Defina, acompanhe e gerencie metas
• Crie equipes para organizar projetos e conectar colegas de equipe com um calendário compartilhado e conversas
• Integração com o Slack para criar, concluir e editar tarefas diretamente pelo aplicativo de mensagens

⭐️Avaliação G2: 4,4/5 estrelas

4. Dropbox

Melhores ferramentas de gestão do tempo para armazenamento em nuvem e compartilhamento de arquivos

Dropbox é um serviço de armazenamento de arquivos simples e confiável, com recursos avançados de colaboração. Ele custa mais do que opções semelhantes, como o Google Drive, mas conta com diversas integrações para funcionar com o seu conjunto de ferramentas atual. Todos os arquivos ficam armazenados na nuvem.

O Dropbox também oferece pastas de desktop sincronizadas para que você acesse os seus arquivos em qualquer lugar. A empresa adiciona constantemente novos serviços, como assinaturas digitais e integrações, para ajudar você a trabalhar melhor. A versão gratuita oferece dois gigabytes de espaço de armazenamento. Se você precisar de mais, pode contratar um plano pago e ter até dois terabytes de espaço.

Principais recursos:

• Gerencie e acesse documentos em um só lugar para manter a organização
• Compartilhe atualizações de documentos em tempo real e conecte-se com as suas equipes e ferramentas
• Proteja arquivos com senha, defina permissões e restaure ou recupere edições importantes

⭐️Avaliação G2: 4,4/5 estrelas

5. LastPass

Melhor gerenciador de proteção de senhas

Se você administra um negócio online, é provável que utilize dezenas de ferramentas e serviços diferentes. Cada um deles possui credenciais de acesso distintas. É impossível lembrar de todas as senhas, e utilizar a mesma para todos os serviços é uma prática arriscada.

O LastPass resolve esse problema. A época de gerenciar senhas manualmente ficou para trás. O LastPass oferece uma maneira segura de criar, gerenciar e armazenar as suas senhas para que você nunca mais precise clicar em "Esqueci minha senha". Com a extensão de navegador do LastPass, você preenche os dados de forma automática sempre que as senhas estiverem salvas no seu cofre.

Principais recursos:

• Fácil de usar, da criptografia segura aos recursos de compartilhamento de senhas e preenchimento automático
• Protege os dados da empresa e dos funcionários contra hackers
• Poupa tempo ao memorizar os dados de acesso de todas as contas do negócio

⭐️Avaliação G2: 4,4/5 estrelas

6. Toggl Track

Melhor aplicativo de gestão do tempo para rastreamento automático de tempo e visualização de horas faturáveis

Toggl Track é um aplicativo que você pode utilizar para monitorar o tempo gasto em tarefas, além de adicionar registros manualmente. Mantenha os seus registros organizados por equipe, cliente, projeto ou tag. Adicione notas à descrição para que você se lembre do que estava fazendo mais tarde.

Se você gerencia uma equipe, pode convidá-la para o seu projeto e manter o tempo de todos em um só lugar. Relatórios detalhados mostram onde você gasta mais tempo. Usuários dos planos pagos também recebem informações detalhadas do Toggl sobre como otimizar melhor o tempo com base no seu histórico.

O Toggl está disponível para iOS e Android, além de macOS. Existe uma versão gratuita, ou você pode fazer o upgrade para o plano Starter (US$ 9,00 mensais por usuário), Premium (US$ 18,00 mensais por usuário) ou Enterprise (preço sob consulta).

Principais recursos:

• Acompanhe quem está gastando tempo em cada atividade e encontre formas de otimizar o tempo dedicado a essas tarefas
• Analise a sua semana, o seu mês ou até o seu ano para identificar o que tem causado atrasos por períodos prolongados
• Monitore tudo em qualquer lugar com aplicativos para celular e computador, além de extensões de navegador que permitem sincronizar o Toggl entre os seus dispositivos

⭐️Avaliação G2: 4,6/5 estrelas

7. RescueTime

Melhor software de gestão do tempo para medir e rastrear produtividade

RescueTime é um aplicativo de controle de tempo que registra como e onde você gasta o seu tempo na internet. O aplicativo de produtividade analisa tudo o que você faz em um dia, desde quais outros aplicativos você utiliza até quanto tempo passa nos seus sites favoritos.

Se você quer eliminar as distrações da sua vida e realizar o seu trabalho com mais rapidez, o RescueTime é uma forma fantástica de descobrir exatamente quais comportamentos têm atrapalhado você. Para ajudar você a focar no alcance das suas metas, o RescueTime Premium pode até bloquear temporariamente os seus sites favoritos de procrastinação.

O RescueTime está disponível para iOS, Android, OS X, Windows e Linux. O RescueTime Lite é gratuito, ou você pode pagar US$ 12,00 por mês (ou US$ 78,00 pelo ano antecipado) para acessar os recursos Premium.

Principais recursos:

• Impede que você desperdice tempo com lembretes que avisam quando você passa tempo demais em uma tarefa específica
• Ajuda você a entender como aproveitou o seu dia ao oferecer relatórios detalhados e os principais destaques diários
• Ajuda você a realizar as tarefas com mais agilidade ao encontrar novas formas de organizar o seu dia e gerenciar o seu tempo de maneira adequada

⭐️Avaliação G2: 4,2/5 estrelas

8. Trello

Melhor software de quadro kanban para gerenciar tarefas

Trello é um aplicativo web de gerenciamento de projetos flexível que permite organizar as suas tarefas com facilidade e colaborar com os seus colegas de equipe. Em vez de você se perder em uma confusão de e-mails ou em uma planilha bagunçada, o Trello visualiza os seus projetos como listas fixadas em quadros de avisos digitais.

Cada lista é composta por itens individuais chamados cartões, que podem representar qualquer coisa, de tarefas a ideias e metas. Os membros da equipe podem adicionar comentários, anexos, checklists e etiquetas personalizadas aos cartões, mantendo todos alinhados.

Se você estiver procurando uma forma de acompanhar o progresso de grandes projetos ou organizar a sua última sessão de brainstorming, o Trello pode ser personalizado para se adequar à sua equipe.

O Trello está disponível para iOS e Android, além de Mac e Windows. Existe uma versão gratuita, ou você pode fazer o upgrade para ter mais recursos com uma conta Business Class ou Enterprise.

Principais recursos:

• O Trello é totalmente personalizável: cada negócio é único e a ferramenta se adapta às suas necessidades, sejam quais forem
• Mantém você organizado ao centralizar todos os seus projetos e a comunicação da equipe em um único ambiente
• O Trello facilita o acompanhamento de projetos e permite visualizar fluxos de trabalho inteiros com rapidez

⭐️Avaliação G2: 4,4/5 estrelas

9. MyLifeOrganized

Melhor organizador e gerenciador de tarefas para vida pessoal

MyLifeOrganized é mais do que apenas uma lista de tarefas. Utilize o aplicativo de planejamento diário para arrastar e soltar, marcar com estrela, sinalizar e organizar tarefas com facilidade em uma interface simples e elegante. Se uma das suas tarefas for tão grande que chega a assustar, utilize o aplicativo para criar subtarefas que ajudem a motivar seu progresso.

Alguns dos recursos pagos do MyLifeOrganized incluem listas inteligentes automatizadas (basicamente, o aplicativo utiliza os prazos, as tarefas e as prioridades que você inseriu para determinar quais itens precisam de atenção imediata). Você também pode utilizá-lo para configurar lembretes baseados em geolocalização, para que o aplicativo avise você sempre que estiver perto de um dos locais indicados.

O MyLifeOrganized está disponível para iOS, Android e Windows. Existem diversas opções de preços disponíveis, que variam de gratuito a US$ 59,95.

Principais recursos:

• Deixe o MyLifeOrganized manter você focado nas suas tarefas. Em vez de acompanhar o seu próprio progresso, o aplicativo divide grandes projetos em etapas fáceis de gerenciar e avisa quando você precisa fazer algo imediatamente.
• Adicione novas tarefas com rapidez sem precisar abrir o aplicativo. Envie um e-mail para o MyLifeOrganized e o aplicativo fará o resto.
• Mantenha o foco em todos os seus dispositivos. Assinantes dos planos pagos também têm acesso à nuvem.

10. Focus@will

Melhor aplicativo de produtividade combinando neurociência e música para melhorar o foco

Focus@will é um aplicativo de gestão do tempo diferenciado, pois ajuda você a aproveitar melhor o seu tempo. O aplicativo reproduz músicas e sons relaxantes com eficácia científica comprovada no aumento da produtividade e o foco.

Escolha playlists com base na sua atividade (empreendedor ou estudante) ou no seu perfil de aprendizado e de trabalho (criativo ou lógico). Segundo a empresa, existe um tipo específico de música para cada pessoa capaz de colocá-la em seu "estado de fluxo". Ao inserir algumas informações sobre o seu perfil, o Focus@will seleciona músicas otimizadas para você. Depois, basta dar o play e começar o trabalho!

O Focus@will está disponível para Android, macOS e iOS. Você pode contratar uma conta individual por US$ 7,49 mensais no plano anual, ou US$ 9,99 mensais no plano mensal. Também existem contas para equipes disponíveis.

Principais recursos:

• É totalmente personalizado para o seu estilo único de produtividade. Encontre as músicas e os sons que fazem você dar o seu melhor.
• O Focus@will leu estudos e conduziu alguns próprios (artigo em inglês). O consenso geral é que você pode aumentar a sua produtividade em até quatro vezes.
• Use o Focus@will em todos os dispositivos, sem interrupções. Seja ao trabalhar em casa ou ao ouvir com fones de ouvido no escritório, você pode retomar de onde parou.

11. Todoist

Melhor aplicativo de gerenciamento de tarefas para manter tarefas organizadas e alcançar suas metas

Todoist é outro aplicativo de gerenciamento e organização de tarefas que ajuda você a acompanhar tudo o que precisa ser feito. Você também pode utilizar a visualização de calendário para ter uma visão geral da semana ou do mês seguinte.

Adicione hábitos diários, tarefas e prazos recorrentes para não precisar inserir manualmente as atividades repetitivas todas as vezes. Utilize a priorização por cores e sinta a satisfação de acompanhar o seu progresso na conclusão das tarefas.

O Todoist está disponível para Android, iOS, Mac, Windows, Apple Watch e extensões de navegador. Assim como muitos desses aplicativos de gestão do tempo, o Todoist possui opções gratuitas e pagas. O Todoist Premium custa a partir de US$ 4,00 por mês para contas individuais, e as contas Business começam em US$ 6,00 mensais por usuário.

Principais recursos:

• O Todoist se integra a centenas de aplicativos para que você acompanhe tudo o que está fazendo
• Delegue algumas das suas tarefas com os recursos de delegação para equipes do Todoist
• O Todoist oferece diversos modelos para você escolher, assim não precisa começar do zero para criar o seu painel de listas de tarefas

⭐️Avaliação G2: 4,5/5 estrelas

12. Remember the Milk

Melhor aplicativo de gestão do tempo para estudantes e vida pessoal

Você já foi ao supermercado comprar leite e voltou com tudo, menos o leite? Essa é a premissa sobre a qual o Remember the Milk foi criado, e ele se expandiu para muito além de simples listas de compras. O aplicativo de gestão do tempo ajuda você a não esquecer o leite e muito mais.

Remember the Milk é um aplicativo de lista de tarefas que permite organizar atividades por etiquetas coloridas, além de dividir projetos maiores em subtarefas. Anexe arquivos do Google Drive ou Dropbox e compartilhe as suas listas com outras pessoas para que todos fiquem alinhados. O aplicativo pode enviar lembretes por e-mail, SMS, mensagem instantânea e até pelo Twitter.

O Remember the Milk está disponível para Android, iOS, Mac, Windows e extensões de navegador. Existe uma versão gratuita disponível, e o acesso pago custa a partir de US$ 39,99 por ano.

Principais recursos:

• Organize várias listas de tarefas e use o recurso Smart Lists do aplicativo para criar novas listas com base em pesquisas
• Mantenha-se conectado mesmo quando não estiver: o Remember the Milk sincroniza em todos os dispositivos, mesmo quando estão offline
• Nunca pare de criar listas: o Remember the Milk permitirá que você crie um número ilimitado de listas, então vá em frente

⭐️Avaliação G2: 4,4/5 estrelas

13. Harvest

Melhor aplicativo de rastreamento de tempo para empresas em crescimento

Harvest é um aplicativo de controle de tempo e despesas que ajuda você a mudar a sua mentalidade e passar a ver o tempo como um recurso finito. O aplicativo possui recursos robustos de monitoramento e oferece relatórios visuais fáceis de compreender sobre como você e a sua equipe gastam o tempo.

O aplicativo se integra a diversas outras ferramentas, como Asana, Trello e GitHub, entre outras. Além disso, ele ajuda você a monitorar o tempo faturável para garantir que cada minuto seja contabilizado.

Você pode baixar o Harvest em dispositivos iOS, Android, Mac e Windows. Também existem diversas extensões de navegador disponíveis. O Harvest custa US$ 12,00 mensais por usuário.

Principais recursos:

• O Harvest ajuda você a receber os seus pagamentos ao monitorar as horas faturáveis e permitir que você gere faturas instantâneas para enviar aos clientes
• Planeje o futuro com recursos de previsão e garanta que você e a sua equipe tenham tempo suficiente para concluir todos os projetos planejados
• Verifique rapidamente se os projetos estão dentro do orçamento

⭐️Avaliação G2: 4,3/5 estrelas

14. TimeCamp

Melhor para gerenciar múltiplos projetos e equipes

O TimeCamp ajuda você a monitorar as suas horas de trabalho, gerenciar projetos e aumentar a produtividade ao oferecer análises detalhadas sobre como o seu tempo é gasto. Pessoas que trabalham em diversos projetos e precisam gerenciar o tempo com eficiência costumam utilizar a ferramenta, como donos de pequenas empresas e freelancers.

O TimeCamp possui uma interface intuitiva e fácil de utilizar, por isso é ideal tanto para quem está começando a usar softwares de controle de tempo quanto para quem já possui experiência. Você pode registrar o tempo de forma automática em tarefas ou projetos específicos com base na sua atividade por meio do rastreamento por palavras-chave. Além do registro manual, o TimeCamp também oferece opções de monitoramento automático.

Principais recursos:

• Oferece planilhas de horas visuais que facilitam o registro do tempo e o entendimento de como as horas estão sendo gastas
• Além de apenas monitorar as horas de trabalho, o TimeCamp também oferece recursos para acompanhar a presença de funcionários, atrasos, saídas antecipadas e folgas, o que pode ser essencial para o setor de RH
• Você pode definir orçamentos para os projetos e monitorar as despesas, o que facilita o gerenciamento financeiro de cada projeto

⭐️Avaliação G2: 4,7/5 estrelas

Benefícios de um bom aplicativo de gestão do tempo

Com certeza você pode ser produtivo sem usar um aplicativo específico de gestão do tempo, e muitos proprietários de empresas começam apenas com estimativas aproximadas. Mas, à medida que você cresce e contrata funcionários, encontrará alguns obstáculos se não tiver um aplicativo de controle de tempo.

Um software especializado de gestão do tempo ajuda você a acompanhar o trabalho remoto e melhora a comunicação geral entre você e os funcionários. Confira algumas formas importantes como ele ajuda você a administrar um negócio online lucrativo:

• Meça o tempo e a produtividade. Com recursos como controle de tempo, automações integradas, relatórios detalhados e muito mais, você consegue obter informações sobre como a sua equipe trabalha e eliminar o que causa perda de tempo. Isso também ajuda você a corrigir gargalos para que as equipes sejam mais produtivas.
• Colabore melhor. Ferramentas de gestão do tempo ajudam você a priorizar tarefas e trabalhar de forma mais inteligente. Recursos como fluxos de trabalho no estilo kanban facilitam a coordenação de tarefas e equipes. Todos sabem quais atividades estão em andamento, o que já foi finalizado e o que precisa ser feito a seguir.
• Melhores estimativas de custo de projeto. O controle de tempo ajuda você a entender quanto um projeto realmente custa. Você consegue visualizar as horas faturáveis de todos que foram dedicadas a um projeto e encontrar pontos de melhoria. Isso também ajuda você a criar estimativas melhores para projetos futuros e economizar dinheiro.
• Entenda a capacidade de trabalho. As suas equipes provavelmente estão trabalhando em diversos projetos ao mesmo tempo. À medida que você cresce, precisará entender melhor a capacidade e quanto tempo leva para concluir certas tarefas. Isso mostra quem está sobrecarregado e onde os gestores podem equilibrar o esforço da equipe para demandas futuras.

Quando você tem muitas pessoas trabalhando em diferentes projetos, ou apenas quer gerenciar melhor o seu próprio tempo, uma ferramenta de gestão do tempo é a escolha ideal.

Gestão do tempo é tudo

Aproveitar o seu tempo de forma eficaz não é apenas a chave para uma vida mais produtiva, é também o segredo para uma vida mais feliz.

É fácil se deixar consumir pelo trabalho, principalmente se você não faz uma gestão do seu tempo com eficiência. Esse é um dos desafios do empreendedorismo. Você pode acabar perdendo a chance de passar momentos de qualidade com amigos e familiares. Manter um equilíbrio saudável entre a vida pessoal e a profissional é fundamental para o seu sucesso, por isso você precisa aproveitar o seu tempo da melhor forma sempre que possível.

Com esses aplicativos de gestão do tempo no seu dia a dia, você terá o necessário para otimizar a sua rotina, garantindo mais produtividade e menos estresse.